"Elektronische Rechnung und digitale Archivierung gehören zusammen"

Elmar Mohl: Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ist ein Verfahren ausreichend, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung er verpflichtet ist. Der Gesetzgeber meint hiermit die Rechnungsprüfung, die jedes Unternehmen ohnehin durchführt. Der Unternehmer kann dabei auf bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen. Es werden aber keine technischen Verfahren vorgegeben. Das Unternehmen kann daher ein EDV-unterstütztes, aber auch ein manuelles Verfahren nutzen – wobei die Nachfrage nach elektronischen Prüfungsverfahren im Rahmen von DMS-/ECM-Systemen groß ist und sogar noch steigt.

Die zentrale Aussage lautet hier: Elektronische Rechnungslegung funktioniert nie ohne korrespondierende digitale Archivierung. Unternehmen in Deutschland können sich nicht mit elektronischen Rechnungen befassen, ohne sich im Vorfeld Gedanken über eine unveränderbare Archivierung gemacht zu haben. Die GoBD sind diesbezüglich eindeutig: Eingehende elektronische Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF-Format). Ein Ausdruck der empfangenen PDF-Rechnungen ist zwar weiterhin statthaft, jedoch muss das originär empfangene Format (= PDF) auch als solches zehn Jahre lang elektronisch und unveränderbar archiviert werden. Für den Debitorenbereich gilt das Gleiche: Im DV-System erzeugte Dokumente (z.B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Die GoBD lassen nur wenige Ausnahmen zu. So ist es zum Beispiel nicht zu beanstanden, wenn der Unternehmer elektronisch erstellte und in Papierform verschickte Rechnungen nur in Papierform aufbewahrt.

Auch hier treffen die GoBD eindeutige Aussagen: Dient eine e-mail lediglich als "Transportmittel", beispielsweise für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält sie darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist sie nicht aufbewahrungspflichtig. Der Unternehmer kann also die e-mail, mit der lediglich die elektronische Rechnung (z.B. die PDF-Datei) übertragen wird, löschen, nachdem er das PDF archiviert hat. Zu beachten ist hierbei, dass bei elektronischen Unterlagen ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren sind. Wenn keine andere Möglichkeit vorhanden ist, den Eingang der elektronischen Rechnung nachzuweisen (z.B. über ein DMS-System), sollte die e-mail daher ebenfalls archiviert werden (= elektronischer Eingangsstempel). Dies ist für den Nachweis des Zeitpunkts des Vorsteuerabzugs gegenüber der Finanzverwaltung von besonderer Bedeutung (§ 15 Abs.1 Nr.1 UStG).

Natürlich wird kaum eine Firma in Deutschland es bewerkstelligen können, direkt 100 Prozent ihrer Papierrechnungen auf die elektronische Variante umzustellen. Das Scannen von Papierbelegen ist daher in meinen Seminaren ein gefragtes Thema. Wichtig ist, dass der Unternehmer sein Scanverfahren den rechtlichen Anforderungen anpasst und in einer Organisationsanweisung unter anderem Folgendes regelt: Wer darf scannen? Zu welchem Zeitpunkt ist zu scannen (z.B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)? Welches Schriftgut wird gescannt? Wie wird die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit durchgeführt und wie erfolgt die Protokollierung von Fehlern? Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation hängt von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems ab.

Die Finanzverwaltung muss ihre Prüfungspraktiken umstellen, da sie es künftig immer häufiger mit elektronischen Belegen zu tun haben wird. Viele Anbieter von Buchführungssystemen haben das Arbeiten mit digitalen Belegen längst in die Workflows ihrer Lösungen integriert. Und auch die Exportschnittstelle zur Prüfsoftware der Finanzverwaltung, IDEA, ermöglicht es dem Prüfer bereits, sich die übergebenen Belege mit dem Buchungssatz anzeigen zu lassen. Als ein neuer Prüfungsschwerpunkt der Finanzverwaltung wird sich in den nächsten Jahren jedoch die erwähnte Verfahrensdokumentation herauskristallisieren. Sie beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Dieser reicht bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indexierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum Wiederauffinden und der maschinellen Auswertbarkeit. Darüber hinaus regelt die Verfahrensdokumentation die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie die Reproduktion. Sie ist somit Grundlage für die Ordnungsmäßigkeit von elektronischen Büchern, für sonstige erforderliche Aufzeichnungen und für die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems. Beeinträchtigt eine ungenügende oder fehlende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, so liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor. Dies kann zum Verwerfen der Buchführung führen.

Neben den steuerlichen Folgen sehen das Handelsrecht, das Strafgesetzbuch und eine Reihe von Spezialgesetzen eine Ahndung für den Fall vor, dass Aufzeichnungspflichten verletzt werden. Die stärkste Sanktion bei Prüfungen durch die Finanzverwaltung ist die Hinzuschätzung aufgrund einer formell bzw. materiell nicht ordnungsgemäßen Buchführung. Nach § 162 Absatz 2 Satz 2 AO hat die Finanzbehörde insbesondere dann zu schätzen, wenn der Buchführungspflichtige seine Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen kann oder diese nach § 158 AO der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden können.

Eine reine Schätzfrage. Sehen Sie, hier ist wieder einmal die deutsche Mentalität zum Vorschein gekommen: 'Erst mal abwarten, was die anderen machen ...' Obwohl die Vereinfachungen zur elektronischen Rechnungslegung in Deutschland bereits zum 01.07.2011 in Kraft getreten sind, hat es noch einige Jahre gedauert, bis sich dies auch in der Praxis herumgesprochen hat. Mittlerweile sehen sich alle Firmen mit Anfragen zum E-Invoicing von ihren Lieferanten/Kunden konfrontiert, sodass ein Zwang zum Handeln entstanden ist. Ich spüre diesen Trend unter anderem anhand der steigenden Anzahl von Seminaranfragen, die ich seit rund drei Jahren erhalte. Inzwischen haben alle Unternehmen erkannt, dass es jetzt höchste Zeit für die Umstellung auf elektronische Prozesse ist. Das ZUGFeRD-Format hat die Akzeptanz für die elektronische Rechnung insofern nochmals forciert, als es ein einfaches Datenformat ist, mit dem auch kleine und mittelgroße Unternehmen ohne viel Aufwand arbeiten können. Ich glaube daher, dass die E-Rechnung die Papierrechnung bereits in wenigen Jahren weitgehend abgelöst, wenn auch noch nicht ganz verdrängt hat.