Warenwirtschaftssoftware von HS mit neuen Funktionen

Seit Mitte 2014 steht in Deutschland mit ZUGFeRD ein einheitliches Dateiformat für elektronische Rechnungen zur Verfügung. Mit der neuen Version 2.80 der Warenwirtschaftssoftware von HS lassen sich Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Trägerformat PDF/A-3 erstellen und per e-mail versenden. Neben dem Rechnungsbild enthalten die PDF/A-3-Dateien auch die relevanten Rechnungsinformationen (z.B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag). Der Empfänger kann die strukturierten XMLDaten per Software automatisch auslesen lassen und sie in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten. Nach Berechnungen von "Deutsche Bank Research" lassen sich durch das elektronische Verfahren pro Ausgangsrechnung bis zu 6,90 Euro sparen.

Für Benutzer der HS-Lösungen ist die Rechnungserstellung ausgesprochen einfach: Fehlen erforderliche Angaben, weist die Software bereits bei der Belegerfassung darauf hin. Mengeneinheiten, die das ZUGFeRD-Format nicht kennt, werden automatisch durch eine generelle Mengeneinheit ("Anzahl Artikel") ersetzt. So lässt sich in jedem Fall eine ZUGFeRD-konforme Rechnung erstellen. Darüber hinaus können elektronische Ausgangsrechnungen mithilfe der Archiv- bzw. Dokumentenmanagementlösung von HS beim e-mail-Versand GoBD-konform archiviert werden.

"Mit dem Wechsel zur Version 2.80 wird der Nutzwert der HS Auftragsbearbeitung abermals steigen."

Stefanie Köhnken, Produktmanagerin

HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG

Eine weitere Neuerung der Version 2.80: Produktbeschreibungen, AGB und weitere Informationen, die Kunden bzw. Lieferanten bei Auftragsbestätigungen oder Bestellungen bislang als einzelne e-mail-Anhänge erhalten, werden künftig automatisch mit dem Beleg in einer PDF/A-3- Datei zusammengeführt und versendet. Den Einsatz der entsprechenden Software vorausgesetzt, lassen sich die Daten zudem gebündelt im HS Dokumentenmanagement archivieren. Dies erleichtert es den Benutzern, jederzeit auf die Informationen zu einem Geschäftsvorfall zuzugreifen.

Die Version 2.80 unterstützt Unternehmen außerdem bei der Umsetzung der seit Januar 2015 EU-weit geltenden Leistungsortregeln. Demnach werden elektronisch an Nichtunternehmer erbrachte Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie sonstige Leistungen innerhalb der EU in dem Staat mit Umsatzsteuer belegt, in dem der Empfänger der Leistung wohnt. Verkauft ein Unternehmen in Deutschland also beispielsweise ein E-Book an einen Verbraucher in Frankreich, fällt der für diesen Artikel gültige französische Steuersatz an. Dank einer Erweiterung der Artikelkennzeichen (neue Einstellung: "Elektronische Dienstleistung") und Ergänzungen im Bereich der Steuerkennzeichen schlägt die Software künftig automatisch den richtigen Steuersatz vor und erleichtert damit die Erstellung von Verkaufsbelegen.

Zusammen mit der Version 2.80 seiner Auftragsbearbeitungsprogramme hat HS das neue Modul Fertigung freigeben. Die vollständig integrierte Lösung ist auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Produktionsbetriebe ausgerichtet. Die Benutzer können damit in der HS Auftragsbearbeitung sämtliche fertigungsrelevanten Stammdaten (Ressourcen, Rüstzeiten, Arbeitspläne und Konstruktionsdaten etc.) verwalten. Darüber hinaus lassen sich Herstellungskosten in den Ressourcen hinterlegen, was die Angebotskalkulation erleichtert.

Die zentrale Funktion der Software ist der Fertigungsvorschlag, mit dessen Hilfe sich der Nettobedarf für alle Artikel, Baugruppen oder Stoffe einer Stückliste in einem Arbeitsschritt ermitteln lässt. Dies kann anhand der offenen Aufträge oder anhand der Lagerbestände geschehen. Aus den vorgeschlagenen, manuell anpassbaren Fertigungsmengen lassen sich per Mausklick die Fertigungsaufträge erzeugen. Wer eine tagesaktuelle Bestandsführung wünscht, kann das Material für die Fertigung gleich zu Beginn über die neue Belegart "Materialentnahme" abbuchen. Der Produktionsdurchlauf wird mit der ebenfalls neuen Belegart "Fertigmeldung" abgeschlossen, wobei bereits vorher Teilmengen zurückgemeldet werden können.