Auftragsbearbeitung von HS: Lösungen für jeden Bedarf

Ob Händler, Hersteller oder Dienstleister: Eine effiziente Belegbearbeitung – von der Angebotserstellung über die Rechnungsschreibung bis hin zur Archivierung – ist in jedem Unternehmen das A und O reibungsloser und schneller Geschäftsprozesse. Die Abläufe im Bereich der Auftragsabwicklung ähneln sich dabei in vielen Unternehmen, wenngleich zahlreiche Betriebe zusätzliche spezifische Anforderungen haben. Die Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung bildet solche Besonderheiten ab.

"Die Anwendung wird in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt, und in jedem Unternehmen hat sie ihr eigenes Gesicht", sagt Stefanie Köhnken, Produktmanagerin bei HS. Für einen exportorientierten Hersteller wie den Aquaristik- Spezialisten Aquarium Münster Pahlsmeier GmbH ist es beispielsweise unerlässlich, dass die Software es ihm ermöglicht, mit seinen Kunden in verschiedenen Sprachen zu kommunizieren. "Aus diesem Grund haben wir unsere Lösung um das HS-Modul Fremdsprachen/-währung erweitert", sagt Dirk Pahlsmeier, geschäftsführender Gesellschafter des in Telgte ansässigen Unternehmens. Die Kombination aus Standard und individuellen Möglichkeiten mache die HS Auftragsbearbeitung in seinem Betrieb zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die tägliche Auftragsabwicklung. Prokuristin Beate Kitzhofer von der Schweiß- und Metallbearbeitung GmbH in Jessen (Elster) schätzt vor allem die Funktionen des Erweiterungsmoduls Provision. "Am Monatsende ist auf Knopfdruck die Provisionsabrechnung fertig", sagt sie.

"Die Kombination aus Standard und individuellen Möglichkeiten macht die HS Auftragsbearbeitung zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die tägliche Auftragsabwicklung."

Dirk Pahlsmeier, Geschäftsführer

Aquarium Münster Pahlsmeier GmbH

Wieder andere Anforderungen hat die Hentzen GmbH in München, ein Hersteller von Turnierpreisen: "Als produzierendes Unternehmen nutzen wir das Modul Stückliste. Besonders wichtig ist für uns auch das Mehrlager-Modul, mit dem wir unter anderem die Bestände unserer Graveure überwachen", so Rolf Anders, der bei Hentzen unter anderem für den Vertrieb zuständig ist. Insgesamt stehen für die HS Auftragsbearbeitung 17 Erweiterungsmodule zur Verfügung. Das Angebot reicht vom Bestellwesen über die Dokumentenmanagementlösung bis hin zu Software für spezielle Anforderungen wie die Serien- /Chargennummernverwaltung oder Intrastat-Meldungen. "Der modulare Aufbau erlaubt es den Benutzern, bestimmte Funktionen oder Arbeitsabläufe nach und nach einzuführen – und das dank des Mietmodells ohne finanzielles Risiko", erläutert Produktmanagerin Köhnken.

Einmal eingerichtet zeigt sich die Lösung auch bei der Bedienung flexibel: "Funktionen oder Hinweise, die nicht benötigt werden, lassen sich ausblenden, sodass die Anwendung ausschließlich die Unternehmensbelange fokussiert", sagt Stefanie Köhnken. Dies fördere die Übersicht und erleichtere die Handhabung. Jeder Beleg braucht zudem nur einmal erfasst zu werden, beispielsweise als Angebot oder Lieferschein. Die hinterlegten Daten können in andere Belegarten, wie Auftragsbestätigungen oder Rechnungen, abgerufen und bedarfsweise angepasst werden. Selbst ein Querabruf vom Bestellwesen ist möglich. "Dank der schnellen Wandlung der Belege konnten wir unsere Auftragsabwicklung spürbar beschleunigen", sagt Beate Kitzhofer. Die Prokuristin freut sich darüber hinaus über die aktuelle Bestandsverwaltung: "Nach der Buchung von Wareneingängen ist sofort der neue Lagerbestand je Artikel abrufbar. Das schafft Transparenz und Auskunftsfähigkeit."

Ein weiterer Vorzug, den die Benutzer zu schätzen wissen, ist die Integrationsfähigkeit der HS Auftragsbearbeitung: "Durch die Anbindung an die HS Finanzbuchhaltung sowie an unser digitales Dokumentenmanagement konnten wir Arbeitsabläufe automatisieren, die wir vorher mit deutlich höherem Aufwand manuell abwickeln mussten", sagt Dirk Pahlsmeier. Auch mit Fremdsystemen lässt sich die Software verbinden. Beate Kitzhofer etwa übergibt die Belege aus der HS Auftragsbearbeitung mithilfe des HS-Moduls DATEV Datei-Schnittstelle direkt in die DATEV Finanzbuchhaltung. "Das funktioniert superschnell", berichtet sie. Für Rolf Anders zählt vor allem die Verknüpfung mit Microsoft Excel: "Wir erstellen mit Excel Auswertungen über mehrere Jahre und können die dafür benötigten Daten schnell und komfortabel aus der Auftragsbearbeitung exportieren." Darüber hinaus, so Produktmanagerin Köhnken, bietet das offene Datenbanksystem der Software umfangreiche weitere Möglichkeiten, Daten zu importieren und zu exportieren.