Gemeinnützigkeit trifft Effizienz: DRK-Landesverband arbeitet mit HS Finanzwesen

Gemeinnutz hin, Idealismus her: Ohne Buchführung kann kein Verein bestehen. Das weiß der ehrenamtliche Kassenwart des Sportvereins genauso wie die Verantwortlichen beim Deutschen Roten Kreuz. Der Unterschied: Lassen sich die Finanzen im Kleinen vielleicht noch mit Stift, Zettel und Adam Ries überblicken, ist bei einem Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege deutlich stärkeres Gerät vonnöten. Der DRK- Landesverband Rheinland-Pfalz betreibt daher in Mainz ein eigenes Rechenzentrum mit moderner Infrastruktur, das Informations- und Technologie-Center (ITC). Um die betriebswirtschaftliche Effizienz und Transparenz im Verband zu steigern, entschied man sich dort im Jahr 2008, den Kreisverbänden und den Rettungsdienstgesellschaften eine einheitliche, leistungsfähige Lösung für das Rechnungswesen zur Verfügung zu stellen. Die Software sollte im Wesentlichen die Funktionsbereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung umfassen. Über Terminalserver wollte man die dezentral geführten Verwaltungseinheiten an das Rechenzentrum anbinden.

Im Zuge der Projektausschreibung prüften die Fachleute des ITC diverse Systeme, darunter das beim Landesverband bereits bekannte Programm HS Finanzwesen von HS - Hamburger Software. Die Landesgeschäftsstelle und die DRK-Berufsbildungswerke in Worms und Bitburg arbeiteten schon seit Jahren mit der Lösung des norddeutschen ERP-Softwareherstellers. In der anschließenden Angebotsphase galt es zu klären, ob die Systeme die technischen Anforderungen des DRK erfüllen.

"Struktur, Größe und Leistungsspektrum unserer Kreisverbände sind heterogen. Eine wichtige Vorgabe im Rahmen des Auswahlprozesses war daher, dass die Software die unterschiedlichen Anforderungen der DRK-Einrichtungen, wie zum Beispiel Sozialstationen, Alten- und Pflegeheime oder Rettungsdienste, in einem einheitlichen Kontenrahmen abbildet", erläutert der Projektverantwortliche und Leiter des ITC, Christian Elsner. Zudem sollte die Lösung die Möglichkeit zur Konsolidierung bieten. Last, not least waren zahlreiche Schnittstellen zu Vorsystemen erforderlich, beispielsweise zur Abrechnungssoftware der Rettungsdienste, der ambulanten und stationären Pflege, des Hausnotruf- oder des Menü-Service. Nach Prüfung aller Angebote entschied man sich im ITC für das System von HS.

"Das System von HS läuft stabil und komfortabel."

Christian Elsner, Leiter Informations- und Technologie-Center

DRK-Landesverband Rheinland-Pfalz

An der darauffolgenden Testphase nahmen 30 Anwender von verschiedenen Kreisverbänden und Rettungsdiensten teil. Einer der Kreisverbände sei bereits nach vier Wochen mit der HS-Lösung in den Echtbetrieb gegangen, erzählt Christian Elsner. Sein Fazit der Einführungsphase fällt positiv aus: "Die Zusammenarbeit mit unserem System-Partner vor Ort und mit HS funktionierte phantastisch."

Heute greifen rund 70 Anwender über eine Terminalserver-Lösung von Citrix auf das HS Finanzwesen zu. Die Flexibilität und Vielfalt der Auswertungen bietet den einzelnen Bereichen die gewünschte Transparenz und stellt Benutzer und Wirtschaftsprüfer gleichermaßen zufrieden. Nach einem halben Jahr Einsatzdauer übernahm das ITC mithilfe des HS-Moduls Anlagenbuchhaltung zudem die Anlagegüter in das neue System und erweiterte die Lösung um das Kontierungsmodul von HS. Darüber hinaus implementierten die Mitarbeiter des Rechenzentrums angesichts der guten Erfahrungen im Bereich Rechnungswesen auch die HS Auftragsbearbeitung mit zehn Arbeitsplätzen. Über die Anwendung werden Bestellungen innerhalb des ITC sowie die Schulungen des Bildungsinstituts abgerechnet.

"Das System läuft stabil und komfortabel. Den Support für unsere Mitarbeiter leisten wir im Informations- und Technologiecenter selbst", sagt Christian Elsner. Besonders gern erinnert sich der IT-Spezialist jedoch an die aufregende Zeit der Einführung des HS Finanzwesens, die einen Zeitraum von fast zwei Jahren umfasste: "Sicherlich gibt es noch genügend Möglichkeiten, das Projekt auszubauen, beispielsweise mit der Archivlösung von HS."

Weitere Informationen zum Verband: www.lv-rlp.drk.de