Spezialisten für Automatisierung

Schlichte Gründungsorte scheinen für Elektronik- bzw. IT-Unternehmen durchaus kein schlechtes Omen zu sein: Der heutige Weltkonzern Apple beispielsweise startete in einer Garage, Microsoft ebenso – und auch Arnold Beckhoff sen. gründete im Jahr 1953 im ostwestfälischen Verl die Elektro Beckhoff GmbH in einer Garage.

Seit 2005 ist die Elektro Beckhoff GmbH nach Geschäftsbereichen in drei eigenständige Firmen gegliedert, die weiterhin in Familienbesitz sind und von den Kindern des Firmengründers geleitet werden. Größtes Unternehmen der Beckhoff-Gruppe ist die von Hans Beckhoff im Jahr 1980 gegründete Beckhoff Automation GmbH. Aus dem kleinen Betrieb, der noch Anfang der 1980er Jahre weniger als 1 Million Euro Umsatz machte, ist ein Global Player mit rund 408 Millionen Euro Umsatz (2012) geworden. Das Unternehmen entwickelt Lösungen zur Automatisierung von Maschinen, Anlagen und Gebäuden. Das Produktspektrum umfasst die Hauptbereiche Industrie-PC, I/O- und Feldbuskomponenten, Antriebstechnik und Automatisierungssoftware. Programmiert und produziert wird in Verl, der Vertrieb läuft über ein globales Netz. Weltweit beschäftigt die Beckhoff Automation GmbH heute 2.200 Mitarbeiter, rund 1.630 davon in Deutschland. Diese verlassen sich darauf, dass Löhne und Gehälter pünktlich auf dem Konto sind. Verantwortlich dafür sind Julia Buschmann und Brigitte Mensendiek. "Wir rechnen monatlich etwa 1.750 Mitarbeiter aus den verschiedenen Unternehmen der Beckhoff-Gruppe ab", sagt Lohnbuchhalterin Buschmann. "Da gibt es so ziemlich alles, was man sich an Abrechnungsfällen vorstellen kann: von Gehalt über Stundenlohn bis zu Auszubildenden, Studenten und Diplomanden aus dem In- und Ausland."

Ein solches Abrechnungsvolumen zu zweit zu bewältigen, erfordert effiziente Abläufe, leistungsfähige Werkzeuge und – nicht zuletzt – engagierte Fachkräfte. In der Entgeltabrechnung der Beckhoff Automation GmbH ist all das vorhanden. Mit wie viel Motivation und Engagement die beiden Lohnbuchhalterinnen ans Werk gehen, zeigt sich, wenn Julia Buschmann über ihr jüngstes Projekt in Sachen Effizienzsteigerung spricht: die Einführung der Digitalen Personalakte von HS. "Da wir einen großen Teil Abrechnungen nach Stundenlohn haben, zahlen wir am Ende jedes Monats einen Abschlag. Die Echtabrechnung erfolgt dann am Anfang des Folgemonats. Vor allem die Ablage nimmt bei unserer Mitarbeiterzahl viel Zeit in Anspruch. Also haben wir uns im vergangenen Jahr vorgenommen, das zu ändern", erzählt die Abrechnungsexpertin. Als sie und ihre Kollegin von der HS Digitale Personalakte erfuhren, war daher sofort ihr Interesse geweckt. "Wir nutzen die HS Programme schon seit 1993 für die Lohnabrechnung. Eine digitale Personalakte, die in unser vertrautes Abrechnungssystem integriert ist, erschien uns als ideale Lösung", so Julia Buschmann. Die beiden Lohnbuchhalterinnen feilten ihr Konzept weiter aus und prüften auch die Systeme anderer Anbieter. Nachdem sie sich die Digitale Personalakte von HS in der Personalabteilung des Softwareherstellers selbst angeschaut hatten, sahen sie sich in ihrer ursprünglichen Einschätzung bestätigt. "Auch wenn die Personaler von HS aus Datenschutzgründen nicht alles bis ins Detail zeigen durften, hat uns dieser Termin bei der Entscheidung sehr geholfen", berichtet Julia Buschmann. Die Geschäftsführung gab daraufhin grünes Licht und das Projekt ging in die Umsetzungsphase.

"Es ist toll, aus dem bekannten Arbeitsumfeld heraus direkt auf die Akten zugreifen zu können – kein Programmwechsel, keine andere Oberfläche."

Julia Buschmann, Lohnbuchhaltung

Beckhoff Automation GmbH

Ein Mitarbeiter von HS installierte die Digitale Personalakte Mitte September 2012 und richtete die Software ein. "Das Praxiswissen von HS war in dieser Phase sehr wichtig", sagt Julia Buschmann. "Die Spezialisten haben uns viele wertvolle Tipps gegeben und sind auch in direkten Kontakt mit dem von uns für das Einscannen der Akten ausgewählten Dienstleister getreten." Im Oktober 2012 ging das System in den Echtbetrieb. Seitdem werden die mit dem HS Personalwesen erzeugten Dokumente, wie Abrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen, automatisch abgelegt und verschlagwortet. Eingehende Dokumente für die Personalakten werden gesammelt, alle paar Tage eingescannt und bequem den Akten zugeordnet. "Parallel sind wir noch dabei, die Papierakten für die Digitalisierung aufzubereiten. Dazu verwenden wir selbstgedruckte Trennblätter mit Barcodes. Wenn wir fertig sind, gehen die Akten an den Scan-Dienstleister und werden nach dem Digitalisieren in das System eingelesen", sagt Julia Buschmann.

Nach den ersten Monaten mit der Digitalen Personalakte zieht die Lohnbuchhalterin ein positives Resümee: "Es ist toll, aus dem bekannten Arbeitsumfeld heraus direkt auf die Akten zugreifen zu können – kein Programmwechsel, keine andere Oberfläche. Die Digitale Personalakte von HS ist trotz ihres großen Funktionsumfangs die schlankste Lösung, die wir bei unseren Recherchen gefunden haben. Und wir bekommen alles aus einer Hand, ganz ohne das Risiko eines Pingpong-Spiels zwischen verschiedenen Herstellern, wenn es mal Fragen geben sollte. Allen, die noch überlegen, ob sie die Digitale Personalakte von HS anschaffen wollen, kann ich aus unserer Erfahrung nur sagen: Tun Sie es, es lohnt sich."

Weitere Informationen zum Unternehmen: www.beckhoff.de