Viel wurde zuletzt über Digitalisierung gesprochen, in den meisten Unternehmen ist sie längst Realität.
Selbst kleinere Betriebe nutzen heute Fibusoftware.
Ein beträchtlicher Teil der geschäftlichen Korrespondenz vollzieht sich in elektronischer Form, und auch die
Rechnungsstellung findet in Deutschland dank
ZUGFeRD zunehmend digital statt. Dabei entstehen steuerlich relevante Belege, die aufbewahrt werden müssen.
Wie das zu geschehen hat, schreiben die vom
Bundesfinanzministerium veröffentlichten
GoBD vor. GoBD steht für: "Grundsätze zur
ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Elektronische Archivierung ist Pflicht
Zu den klassischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen zum Beispiel Rechnungen. Hier machen die
GoBD noch einmal deutlich, was im Grunde schon vorher
galt: Erhält oder versendet ein Unternehmen elektronische Rechnungen, muss es diese im Originalformat
archivieren. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument
auf Papier auszudrucken und abzuheften. Einer Umfrage der Universität Regensburg zufolge archiviert jedoch
ein Viertel der Unternehmen elektronisch empfangene
Rechnungen überhaupt nicht in digitaler Form (Mai 2015). Bei der nächsten Betriebsprüfung könnte das für die
Steuerpflichtigen durchaus zum Problem werden.
Aber auch die "digitale Mehrheit" verhält sich keineswegs durchgehend GoBD-konform. Häufig werden steuerlich
relevante elektronische Dokumente auf dem
Arbeitsplatzrechner lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF-
Dateien ablegt. Die bloße Ablage im Dateisystem
widerspricht jedoch zentralen Vorgaben der GoBD: nämlich den Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit und
Unveränderbarkeit. Ein Dokumentenmanagementsystem
schafft hier Abhilfe.
Belege revisionssicher aufbewahren
Mithilfe des in die HS-Programme integrierbaren
DMS
von HS können Unternehmen ihre digitalen Belege
nach den Vorgaben der GoBD archivieren. Elektronische Ausgangsrechnungen beispielsweise werden bereits beim
Versand automatisch mit einem eindeutigen und
nachvollziehbaren Index versehen (z.B. Belegnummer, Zuordnung zu Stammdaten, Dokumentenart) und im Archiv
gespeichert. Auch andere originär elektronische oder
digitalisierte (gescannte) Belege, wie zum Beispiel Eingangsrechnungen, werden vom DMS indexiert und in einer
definierten Struktur archiviert. Das System
protokolliert zudem sämtliche Änderungen und Dokumentenversionen – das Ursprungsdokument bleibt dabei stets
im Original erhalten. Ein differenziertes
Berechtigungssystem verhindert darüber hinaus den unberechtigten Zugriff auf das Archiv und schützt damit
insbesondere die Integrität und Authentizität der
Inhalte. In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie die Ordnungsvorschriften
der GoBD umgesetzt wurden, schafft das HS DMS somit
wichtige technische Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD, der
Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs.
Leichtere Betriebsprüfung
Ein integriertes System aus Buchhaltungssoftware und DMS erleichtert aber nicht nur die GoBD-konforme
Belegarchivierung, sondern auch die Bereitstellung von
Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung. Indem das Unternehmen dem Prüfer den digitalen Zugriff auf die
steuerlich relevanten Informationen im Archivsystem
ermöglicht und anhand einer Verfahrensdokumentation die Ordnungsmäßigkeit darlegt, kann es dazu beitragen,
das Prüfprozedere erheblich zu beschleunigen. Für
den Einsatz eines DMS spricht des Weiteren, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zunehmen wird;
und damit auch der Anteil der Belege, die
ausschließlich in elektronischer Form vorliegen. Wer den Überblick behalten und seine Daten GoBD-konform
verwalten und archivieren will, wird daher künftig ein
elektronisches Dokumentenmanagementsystem benötigen. Die Software erspart den Anwendern manuellen Aufwand und
hält ihnen durch hochgradig automatisierte
Archivierungsprozesse den Rücken frei, sodass sie sich verstärkt den inhaltlichen und organisatorischen
Aspekten ihrer Buchführung widmen können. Und das ist
auch notwendig, denn für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung ist auch nach den GoBD allein der
Steuerpflichtige verantwortlich.
Link-Tipps zum Thema:
GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagementsysteme
Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für
die Unternehmenspraxis
Gemeinsame
Verfahrensbeschreibung von BStBK und DStV mit
Hinweisen zum ersetzenden Scannen
Musterverfahrensdokumentation zur
Belegablage