DMS: Informationen für Ihre Geschäftsprozesse nutzbar machen

Schrittweiser Einstieg ins Dokumentenmanagement

Auch im Mittelstand gewinnt das elektronische Dokumentenmanagement aufgrund der Digitalisierung und gesetzlicher Vorgaben zunehmend an Bedeutung. Studien zeigen: Viele Unternehmen sind bereit, in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu investieren. Oft halten sie sich jedoch zurück, weil ihnen der Einführungsaufwand zu hoch erscheint. Dabei gibt es auch für kleine und mittelgroße Betriebe bedarfsgerechte Lösungen – sagt Ronald Seegert, DMS- Consultant bei HS.

Zum Interview mit Ronald Seegert

Archivlösung – Dokumente effizient und sicher archivieren

Mit der Archivlösung von HS sparen Sie Geld, Platz und Zeit. Papierberge, blockierte Drucker und aufwendige Ablagearbeiten gehören der Vergangenheit an. Die Software ist als modulare Erweiterung zu den HS Programmen erhältlich.

• Alle wichtigen mit den HS Programmen erzeugten Dokumente (Rechnungen, Kontoblätter, Verdienstabrechnungen etc.) werden beim Drucken, e-mail- Versand etc. automatisch, schnell und komfortabel im HS Dokumentenmanagement archiviert.
• Über die Benutzeroberfläche der HS Programme können Sie archivierte Dokumente gezielt auch per Volltext suchen und sich anzeigen lassen.
• Dank der einfachen Installation und Einrichtung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten sowie der mitgelieferten Vorbesetzungen, können Sie die Archivlösung schnell produktiv nutzen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

• Archivlösung zur HS Auftragsbearbeitung
• Archivlösung zur HS Finanzbuchhaltung
• Archivlösung zum HS Finanzwesen
• Archivlösung zur HS Personalabrechnung

Vereinfachte Betriebsprüfung – dank HS DMS-Integration in Windows Explorer

LACOS Computerservice GmbH nutzt als langjähriger Geschäftspartner und Anwender die HS Programme zur Lohnabrechnung. Mit der Digitalen Personalakte von HS archiviert das Unternehmen seit Jahren alle für Betriebsprüfungen relevanten Dokumente. Geschäftsführer Holger Hübschmann berichtet, wie unkompliziert die letzte Prüfung dank digitalem Archiv ablief.

zum Erfahrungsbericht

Dokumentenmanagementlösung – sämtliche Informationen archivieren und verwalten

Die Dokumentenmanagementlösung beinhaltet die Archivlösung. Sie können alle wichtigen Dokumente aus den HS Programmen archivieren und vermeiden dadurch Papierberge und aufwendige Ablagearbeiten.

Mit der Dokumentenmanagementlösung können Sie darüber hinaus auch Dokumente verschlagworten und ablegen, die mit sonstigen Programmen (z.B. Microsoft Office) erzeugt wurden.

• Alle wichtigen mit den HS Programmen erzeugten Dokumente werden beim Drucken, e-mail-Versand etc. automatisch, schnell und komfortabel im HS Dokumentenmanagement archiviert. Dies gilt auch für Dokumente und Informationen, die nicht mit einer Anwendung von HS erzeugt wurden.
• Abgelegte Dokumente finden Sie schnell dank der komfortablen Suchfunktionen (Schlagwörter und Volltext) und können sie sich im HS-Programm (z.B. HS Auftragsbearbeitung, HS Finanzbuchhaltung) anzeigen lassen.
• Dank der einfachen Installation und Einrichtung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten sowie der mitgelieferten Vorbesetzungen, können Sie die Lösung schnell produktiv nutzen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

• Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung
• Dokumentenmanagmentlösung zur HS Finanzbuchhaltung
• Dokumentenmanagementlösung zum HS Finanzwesen

Digitale Personalakte

Die Digitale Personalakte erspart den Benutzern das zeitraubende Abheften von Dokumenten und die mühsame Suche nach Informationen.

• Dokumente und Informationen für die Personalakten Ihrer Mitarbeiter (z.B. Krankmeldungen, Zeugnisse, Arbeitsverträge, Mitarbeitergespräche), können Sie über die Benutzeroberfläche des HS Programms (z.B. HS Personalwesen) bequem digital ablegen.
• Archivierte Dokumente lassen sich komfortabel suchen (Schlagwörter und Volltext) und am Bildschirm anzeigen.
• Dank der einfachen Installation und Einrichtung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten sowie der mitgelieferten Vorbesetzungen, können Sie die Digitale Personalakte schnell produktiv nutzen.Die Vorbesetzungen für die Ablage extern erzeugter Dokumente und Informationen definieren Sie ebenfalls komfortabel in der HS Anwendung.
• Nutzen Sie die HS Digitale Personalakte gemeinsam mit dem HS Personalwesen, werden Dokumente, die im Rahmen der Lohnabrechnung entstehen (z.B. Verdienstabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen), automatisch archiviert.

Weitere Informationen finden Sie unter:

• Digitale Personalakte für das HS Personalwesen
• Digitale Personalakte für das HS Personalmanagement

Schaubild

Nutzen & Vorteile

Zeitgewinn

• Schnelle Ablage aller wichtigen Dokumente aus den Anwendungen von HS
• Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten
• Zeitsparender Umgang mit extern erzeugten Dokumenten durch optionale Anbindung von Fremdapplikationen
• Kürzere Reaktionszeiten und bessere Auskunftsfähigkeit bei Anfragen von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Sozialkassen etc.

Kostensenkung

• Reduzierte Kosten für Lagerfläche, Aktenordner, Papier und Druckerverbrauchsmaterial
• Effizienter Personaleinsatz dank automatisierter Dokumentenablage
• Schlanke Prozesse durch systematische und zentrale Bereitstellung aller relevanten Daten

Sicherheit

• Erfüllung der Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente
• Besserer Datenschutz durch Rechtevergabe, Zugriffsprotokollierung und Versionierung
• Fundierte Entscheidungen dank zentral verfügbarer und stets aktueller Informationen
• Leicht gegen Schäden (Feuer, Wasser etc.) zu schützendes digitales Archiv

Umweltschonend

• Verringerter Papierverbrauch
• Reduzierte Emissionen (Laserdrucker)
• Niedrigerer Stromverbrauch

Berichte aus der Praxis

Digitalisierung statt Papierchaos: Die Keiler Schutzhandschuh Handelsgesellschaft mbH hat ihre Arbeitsabläufe durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) spürbar optimiert. Mithilfe der elektronischen Lösung ist es dem Familienbetrieb gelungen, den innerbetrieblichen Datenaustausch in allen Bereichen zu verbessern und Kosten zu senken.

Anwenderbericht

Branche	Großhandel
Domain	www.keiler.net
Mitarbeiter	k.A.
Produkt	HS Dokumentenmanagement

Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung.

Anwenderbericht

Branche	Landwirtschaftliche Erzeugergenossenschaft
Domain	www.agrimed.de
Mitarbeiter	18
Produkt	HS Auftragsbearbeitung, HS Finanzwesen

Die Kunden der Bayerischen Waagenbau-Werkstätte Althaus GmbH erwarten effiziente und präzise Wägetechniklösungen. Die gleichen Anforderungen stellt das Traditionsunternehmen an seine Lieferanten und die internen Prozesse. Mit der HS Auftragsbearbeitung und der HS Dokumentenmanagementlösung haben die Spezialisten ihre Ein- und Verkaufsbelege sowie die technischen und Vorgangsdokumente sicher im Griff.

Anwenderbericht

Branche	Handel
Domain	www.bayernwaage.de
Mitarbeiter	20
Produkt	HS Auftragsbearbeitung

Die Software von HS ermöglicht uns, viele kaufmännische Abläufe zu automatisieren und dadurch Geld und Zeit zu sparen.

Anwenderbericht

Branche	Sicherheitsdienstleister
Domain	www.industrie-bewachung.de
Mitarbeiter	ca. 230
Produkt	HS Dokumentenmanagement

Die Dokumentenmanagementlösung von HS ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle archivierten Belege.

Anwenderbericht

Branche	Luftschifftechnik
Domain	www.zeppelin-nt.de
Mitarbeiter	k.A.
Produkt	HS Dokumentenmanagement

Optionen

Flexibles Arbeiten
Auch Mitarbeiter, die kein Programm (z.B. HS Auftragsbearbeitung) von HS nutzen, können auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente zugreifen und eigenständig damit arbeiten. Hierzu steht eine Anwendung zur Verfügung, mit der Sie im HS Dokumentenmanagement – losgelöst von den HS-Leitanwendungen – die folgenden Aufgaben bewältigen:

• Dokumentenanzeige und –verwaltung
• Abfragen per Volltextsuche und gezielter Zugriff auf das Archiv
• Verschlagwortung und Ablage von Dokumenten und Informationen
• Versand von Nachrichten
• Wiedervorlage zu Dokumenten
• Ad-hoc-Workflows in Form von Umlaufmappen (z.B. Versenden eines Dokuments an einen anderen Mitarbeiter zwecks Prüfung und Freigabe)

Integration ins Windows-Dateisystem
Das HS Dokumentenmanagement wird mit seinen Ordnern und Dokumenten in den Windows Explorer von Microsoft integriert. Es lässt sich daher wie ein zusätzliches Windows-Laufwerk bedienen. Die Benutzer können über das Dateisystem auf vorhandene Dokumente im HS Dokumentenmanagement zugreifen und neue Dokumente ablegen. Die Dateisystemintegration ist nicht an den Windows Explorer gebunden, sondern steht allen Programmen, die im Dateisystem arbeiten, zur Verfügung.

Integration in Microsoft Outlook
Ihre e-mails legen Sie komfortabel direkt aus Microsoft Outlook heraus im HS Dokumentenmanagement ab. Das System erzeugt aufgrund der vorliegenden Informationen (z.B. Absender, Betreff) Vorschläge für die Ablage. Sie entscheiden, ob Sie angehängte Dateien zusammen mit der e-mail oder separat aufbewahren wollen. Bereits abgelegte e-mails werden optisch gekennzeichnet, sodass der Anwender jederzeit erkennt, welche e-mails noch zu archivieren sind.

Mobiles Arbeiten
Arbeiten Sie mit dem HS Dokumentenmanagement, wo und wann immer Sie wollen. Bei bestehender Internetverbindung greifen Sie ganz einfach über Ihr Android oder iOS Tablet per Fingerzeig direkt auf Ihre im HS Dokumentenmanagement abgelegten Daten und Dokumente zu, lassen sie sich anzeigen oder versenden sie per e-mail.

Innovationspreis IT für die HS Archivlösung

Die unabhängige Experten-Jury der Initiative Mittelstand prämiert mit dem „Innovationspreis-IT“ innovative IT-Lösungen mit hohem Nutzwert für den Mittelstand. Von 2.500 Bewerbungen gehört die HS Archivlösung nach Einschätzung der Jury in der Kategorie ERP zur Spitzengruppe. Die Initiative Mittelstand hat die Software daher mit dem IT-Gütesiegelausgezeichnet.