"Auf zeitnahe Information kommt es immer mehr an“

Helmut Siller: Als Schlosser- oder Mechanikermeister sind Sie vielleicht ein brillanter Techniker; oder Sie lieben den Umgang mit Menschen und sind daher ein Verkaufsgenie. Und trotzdem machen Sie nur bescheidene Gewinne. Wissen Sie, warum? Kennen Sie Ihren Materialaufwand? Kennen Sie den momentanen Wert Ihres Lagers? Falls nicht, müssen Sie in die Buchhaltung schauen. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben muss jedes Unternehmen eine Buchführung haben, sei es eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder eine doppelte Buchhaltung. Aufgabe der Buchführung ist es, alle Geschäftsfälle des Unternehmens aufzuzeichnen, um der Geschäftsführung den Stand der Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätslage zu zeigen. Nur so erfahren Sie auf der Führungsebene, ob das Unternehmen durch seine Geschäftstätigkeit reicher oder ärmer wird, d.h., ob das Eigenkapital im Zeitablauf steigt oder sinkt. Darüber hinaus lässt sich aus den Ist-Zahlen eine Planbilanz ableiten, und die Buchhaltung liefert den Finanzbehörden die Basis für die Bemessung der Ertragsteuern. Eine gute Buchhaltung verhindert zudem Zahlungsrückstände und vereinfacht die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten.

Eine aussagefähige Buchhaltung bildet auch die Grundlage für ein wirksames Controlling, das die Führung mit aktuellen Informationen unterstützt. Controller sind auf allen Managementebenen Ansprechpartner für unternehmenspolitische, strategische und kaufmännische Weichenstellungen; sie ziehen meist die richtigen Schlüsse aus Buchhaltung und Jahresabschluss. Viele KMU sind aufgrund ihrer geringen personellen und finanziellen Ressourcen aber nicht in der Lage, ausreichend professionelles Controlling zu betreiben. Die dadurch fehlenden Informationen beeinträchtigen die Entwicklung und bedrohen sogar das Überleben des Unternehmens, weil sich ohne Buchhaltungszahlen kaum Insolvenzvorsorge betreiben lässt. Angesichts des steigenden Wettbewerbs und der verschärften Marktbedingungen sind aber rasche und klare Analysen, vorausschauende Planung, Risikoprävention, fundierte Information und begleitende Kontrolle entscheidende Erfolgskriterien.

Buchhaltung darf nicht mehr nur als lästige Pflicht gesehen werden. In den Finanzzahlen steckt viel Wissen über das Unternehmen, über Kunden, über Schwächen im Unternehmen usw. Ein "Management by Bankauszug" reicht heute nicht mehr aus, um nachhaltig Erfolg am Markt zu haben. Sich mit Buchhaltung zu beschäftigen, erfordert nur am Anfang Überwindung. Das Know-how, wie eine Bilanz entsteht, ist in einigen Schritten leicht zu erwerben. Und dann fühlen Sie sich sicherer, weil Sie zum Beispiel wissen, wie sich die Abschreibung Ihres Pkw auf den Gewinn auswirkt.

Die Buchhaltung ist auch die Basis für eine wichtige zweite Aufgabe jedes erfolgreichen Unternehmers: eine regelmäßige Bilanzanalyse – oft mithilfe von Kennzahlen, wie zum Beispiel: Eigenkapitalquote, Umsatzrentabilität, Cashflow, durchschnittliche Außenstandsdauer oder Break-even-Point (Gewinnschwelle). Die Analyse erlaubt, Schlüsse zu ziehen und Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten.Ein Beispiel: Wenn der Umsatz bei bestimmten Kunden im Laufe der Zeit zurückgeht, muss der Vertrieb reagieren. Noch ein Beispiel: Zeigt die Buchhaltung, dass der Gewinn stetig sinkt, müssen die einzelnen Aufwendungen analysiert werden. Vielleicht ist der Materialeinsatz teurer geworden, weil die Einkaufspreise gestiegen sind. Dann muss der Einkauf reagieren und mit dem Lieferanten reden etc. Auch Banken verlangen, bevor Sie einen Kredit bewilligen, Angaben zur Qualität des Rechnungswesens. Somit reicht es nicht mehr aus, nur eine Buchhaltung zu haben, die den Minimalerfordernissen genügt, sondern die Buchführung muss überdies übersichtlich, tagesaktuell und zuverlässig sein. Sie muss einem Dritten, wie der Bank, auf Anhieb die Zahlen und Zusammenhänge zeigen, auf die es ankommt – beispielsweise die Schuldentilgungsdauer, also wie viel Cashflow Sie brauchen, um Ihre Verbindlichkeiten zu begleichen. Bei guter Qualität bekommen Sie ein besseres Rating; dann zahlen Sie unter Umständen weniger Zinsen für Ihren Kredit.

Eine wesentliche Rolle spielt hier Finanzbuchhaltungssoftware als Management-Informationssystem. Kassenbücher, Onlinebanking, Kostenstellenverwaltung, die digitale Belegverwaltung und eine Übersicht der offenen Posten auf Kunden- und Lieferantenseite gehören heute zu den Standardfunktionen einer Buchhaltungssoftware. Sie sollte zudem die wichtigsten Vorlagen für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Bilanz hinterlegt haben. Wenn sich das Programm dann auch noch gut bedienen lässt, werden Monats- und Jahresabschluss fast zum Kinderspiel.

Doch eine gute Buchhaltung muss heute noch mehr leisten: Aus den bereits genannten Grundelementen sollte man diverse Auswertungen auf Knopfdruck erstellen können. Sie sollten sich nach verschiedenen Kriterien (Kunden, Artikel) strukturieren und in unterschiedliche Datenformate exportieren lassen. Also auf die zeitnahe Information kommt es immer mehr an.

Für Kleinstunternehmen scheint es nicht leistbar, ein ausgeklügeltes Controllingsystem zu etablieren und erfolgreich zu betreiben. Viele Unternehmer glauben auch, sie brauchen kein Controlling, weil es etwas kostet und sie ohnehin ausreichend Gewinn machen. Da wird oft nicht weit genug gedacht. In einer Untersuchung bei österreichischen Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern Ende 2011 haben wir herausgefunden, dass es vor allem zwei Gründe sind, warum kleinere Betriebe Rechnungswesen und Controlling relativ sparsam nutzen: 1. kein Bedarf aufgrund der überschaubaren Unternehmensgröße, und 2. Zeitmangel. Das war Anlass für uns, ein fünfteiliges Cockpit-Konzept zu entwickeln. Dieses beschränkt sich auf die Mindestausstattung von Rechnungswesen und Controlling und bietet den Unternehmen einen Überblick darüber, wie sie wirtschaftlich dastehen. Als Unternehmer sollten Sie täglich rund zehn Minuten dafür investieren. Das Cockpit, das wie das Armaturenbrett im Auto funktioniert – informiert aktuell über die Ertrags-, Liquiditäts-, Vermögens-, Risiko- und Marktsituation. Wer dieses Konzept mit einer guten Buchhaltungssoftware unterlegt, macht einen großen Fortschritt in Richtung zukunftssicheres Unternehmen. Und: Controlling bringt weit mehr an Einsichten und Wissen als es kostet – sie brauchen dazu ja keinen Controller, sondern selbst etwas Rechnungswesen-Know-how. Und noch etwas: Wenn Sie heute Gewinn machen, sagt das nichts über das Morgen aus. Nur ein gutes Rechnungswesen kann Ihnen sagen, wie wahrscheinlich es ist, dass Sie künftig auch noch Gewinne schreiben.

Der Steuerberater hat für viele KMU eine wichtige Funktion. Auch in unserer Untersuchung haben viele der Befragten gesagt, dass sie ihrem Steuerberater die Buchhaltung und damit einen Großteil der kaufmännischen Führung anvertrauen. Oft übernimmt der externe Dienstleister zusätzlich Controllingfunktionen. Meiner Meinung nach spricht heute viel dafür, sich zumindest so viel Wissen über Rechnungswesen selbst anzueignen, dass man mit dem Steuerberater auf Augenhöhe sprechen kann. Und viele Unternehmen entscheiden sich dann, die Buchhaltung künftig selbst zu machen, und den Steuerberater gezielt für die Steuerberatung einzusetzen. Sie können einem Steuerberater keinen größeren Gefallen tun, als ihm eine saubere Buchhaltung, ein übersichtliches Journal und unter Umständen sogar aussagekräftige Anlagen-, Eigenkapital-, Forderungs- und Verbindlichkeitenspiegel zu schicken. Das erleichtert ihm nicht nur die Übersicht und die Arbeit mit Ihren Zahlen sowie die steuerliche Vertretung, sondern spart Ihnen selbstverständlich Honorarkosten.