GoBD – was Unternehmer wissen sollten

Seit Anfang 2015 gelten in Deutschland die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz: GoBD. Das vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) per Schreiben vom 14. November 2014 veröffentlichte Regelwerk stellt verbindlich klar, wie eine ordnungsmäßige IT-gestützte Buchführung formal auszusehen hat und wie Geschäftsdokumente und Unterlagen elektronisch aufzubewahren sind. Die GoBD betreffen alle Steuerpflichtigen mit Gewinn­einkünften – also sowohl Firmen mit doppelter Buchführung als auch Einnahmen-Überschuss-Rechner, die für ihre geschäftlichen Prozesse IT-Systeme nutzen. Trotzdem sind viele kleine und mittelgroße Unternehmen noch ein gutes Stück weit davon entfernt, ihre Buchführung vollständig regelkonform durchzuführen. Vor allem hinsichtlich der Aufbewahrung von elektronischen Belegen und Daten gibt es Handlungsbedarf. Die folgenden Fragen und Antworten fassen wichtige Aspekte im Zusammenhang mit der Umsetzung der GoBD zusammen. Für detaillierte Auskünfte empfiehlt es sich, einen Experten (z. B. einen Steuerberater) zu konsultieren.

Alle Systeme, bei denen buchführungsrelevante Belege anfallen, müssen die Vorgaben der GoBD erfüllen. Neben der Finanzbuchhaltung als Hauptbuchführungssystem sind daher auch die Vor- und Nebensysteme auf ihre Konformität hin zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Hierzu zählen unter anderem Anlagenbuchhaltung, Lohnabrechnung, Waren­wirtschaft, Materialwirtschaft, Fakturierung, Kassensystem, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem. Die Schnittstellen zwischen den Systemen sind ebenfalls in die Überprüfung einzubeziehen.

Im Unternehmen entstandene oder dort, etwa per e-mail oder Download, eingegangene elektronische Daten sind in ebendieser Form unveränderbar aufzubewahren und über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten – auch für den maschinellen Zugriff der Finanzverwaltung bei Außenprüfungen. Eine Aufbewahrung dieser Daten nur in gedruckter Form ist nicht zulässig. Die Aufbewahrungspflicht gilt für die Daten der Finanzbuchhaltung sowie für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchhaltung. Beispiele hierfür sind Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder Aufzeichnungen über Wareneingänge und -ausgänge.

Die GoBD sehen vor, dass unbare Geschäftsvorfälle binnen zehn Tagen zu erfassen sind. Zum Erfassen gehören in diesem Zusammenhang Beleg­identifikation, Belegsichtung, Beleg­sicherung und geordnete Ablage. Waren- und Kostenrechnungen, die nicht binnen acht Tagen beglichen wer­den, sollen mit ihrer Kontokorrentbeziehung erfasst werden. Bare Geschäftsvorfälle sind wie bisher tagesaktuell im Kassenbuch aufzuzeichnen. Liegt eine geordnete Belegablage im Sinne der GoBD vor, kann die Erfassung mit der Finanzbuchhaltungssoftware auch später erfolgen.

In jedem Fall sollte der Prozess der Belegablage klar geregelt und dokumen­tiert sein. Wichtige Fragen in diesem Zusammenhang sind: Wie wird die Voll­ständigkeit der Belege sichergestellt? Wie ist das Ordnungssystem gestaltet? Wer kann auf die Unterlagen zugreifen und wie wird der Zugang nicht berechtigter Personen verhindert? Gibt es eine Verfahrensdokumentation?

Im Sinne der GoBD gilt ein Geschäftsvorfall erst dann als gebucht, wenn er festgeschrieben ist und damit den Grundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt. Im Buchungsprozess ist das der Zeitpunkt der Autorisierung bzw. Freigabe von (vor-)erfassten Buchungs­sätzen durch die dafür berechtigte Person im Unternehmen oder in der Kanzlei des Steuerberaters. Nach diesem Zeitpunkt müssen alle Änderungen lücken­los nachvollziehbar sein.

Die GoBD haben erstmals konkret festgelegt, dass Buchungssätze "bis zum Ablauf des Folgemonats" festzuschreiben sind, also im Regelfall bis spätestens zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Office-Formate (z. B. Microsoft Word) können grundsätzlich weiterhin verwendet werden. In diesem Fall sind jedoch aufgrund der technischen Möglichkeiten, Daten zu verändern oder unprotokolliert zu löschen, ergänzende Maßnahmen notwendig, wie zum Beispiel regelmäßige Sicherungen, Zugriffsschutz und Verfahrensdokumentationen mit entsprechenden Erläuterungen.

Beleg- und Dokumentenablagen auf Dateisystemebene sind zwar prinzipiell zulässig, sie werden in dem BMF-Schreiben aber als problematisch angesehen. Wie bei der Verwendung von Office-Formaten gilt, dass Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten ergriffen und dokumentiert werden müssen.

Häufig werden steuerlich relevante elek­tro­nische Dokumente auf dem Arbeitsplatzrechner lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF-Dateien ab­gelegt. Diese bloße Ablage im Dateisystem wider­spricht jedoch zentralen Vorgaben der GoBD: nämlich den Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Ein Dokumentenmanagementsystem schafft hier Abhilfe. HS empfiehlt Anwendern seiner Finanzbuchhaltungssoftware, die HS Archivlösung bzw. das HS Doku­­menten­manage­ment­sys­tem ein­zu­setz­­en. Mit­hilfe dieser integrierten Systeme schaffen Unternehmen die Vor­aus­setzungen für eine effiziente und zuverlässige GoBD-konforme Aufbewahrung.

Nein. Die Finanzverwaltung erteilt keine sogenannten Positiv-Zertifikate zur Ordnungsmäßigkeit IT-gestützter Buchführungssysteme. Softwarehersteller haben jedoch die Möglichkeit, ihre Produkte von unabhängiger Seite (meistens von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft) prüfen zu lassen und hierüber ein Zertifikat zu erhalten. Für die HS Programme zur Finanzbuchhaltung wird voraussichtlich im Oktober 2016 ein solches Zertifikat nach den Prüfungsstandards IDW PS 880 und IDW RS FAIT 1 erteilt. Damit wird bescheinigt, dass die Software von HS – insbesondere die Module E-Bi­lanz, Anlagenbuchhaltung und Archiv­lösung – die Vorgaben der GoBD erfüllen. Dies wiederum dürfte den internen Wirtschaftsprüfungsaufwand im Anwenderunternehmen weiter senken. Wichtig: Für die Ordnungsmäßig­keit seiner Buchführung bleibt in jedem Fall der Steuerpflichtige selbst verantwortlich – unabhängig von der eingesetzten Software.

Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage von der AWV
Leitfaden "Elektronische Archivierung und GoBD" vom Bitkom