Ab Januar 2017 gilt die Einzelaufzeichnungspflicht für elektronische Kassen

Bis zu zehn Milliarden Euro entgehen dem deutschen Staat nach Angaben des nordrhein-westfälischen Finanzministeriums jährlich durch falsch oder nicht erfasste Umsätze. Solchen Manipulationen will der Fiskus seit Längerem einen Riegel vorschieben. Branchen mit hohem Bargeldanteil, wie Einzelhandel und Gastronomie, rücken deshalb zunehmend in den Fokus von Betriebsprüfungen. Zudem hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit der Veröffentlichung des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ("Kassenrichtlinie 2010") deutlich gemacht, was es von den Benutzern elektronischer Kassen erwartet: Jeder Bon ist einzeln und unveränderbar zu speichern und mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Fachleute sprechen hierbei von der Einzelaufzeichnungspflicht.

Die Vorgaben der Kassenrichtlinie sind also keineswegs neu, dennoch erfüllen viele betroffene Unternehmen sie bislang nicht. Statt der geforderten Einzelaufzeichnung werden die Einzelverkaufsdaten am Ende des Tages auf Tagessummenendbons, den sogenannten Z-Bons, zusammengefasst und auf Papier ausgedruckt. Die Tageseinzeldaten werden dabei in der Regel gelöscht. Bisher drückten die Finanzbehörden angesichts dieser Praxis ein Auge zu. Ab kommendem Jahr dürfte jedoch ein schärferer Wind wehen, denn am 31. Dezember 2016 endet die Übergangsphase zur Umsetzung der Kassenrichtlinie.

Nach dem Jahreswechsel genügen die Z-Bons und ihre alleinige Aufbewahrung in Papierform nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Wer dann eine elektronische Kasse einsetzt, die nicht den Vorgaben der Kassenrichtlinie entspricht, läuft Gefahr, dass die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung die Kassenaufzeichnung verwirft und Einnahmen hinzuschätzt – was für das Unternehmen teuer werden kann. Die gute Nachricht für kleinere Betriebe, die keine elektronische Registrierkasse einsetzen: Eine Registrierkassenpflicht wie in Österreich ist in Deutschland derzeit nicht vorgesehen. Die Kasse darf somit weiterhin manuell geführt werden.

Weit über 90 Prozent der stationären Händler in Deutschland setzen nach Schätzungen des Handelsverbands HDE jedoch bereits digitale Kassensysteme ein. Und auch in anderen bargeldintensiven Branchen, etwa bei Dienstleistern und Gastronomen, sind elektronische Kassen weit verbreitet. Für alle Unternehmen gilt: Neben der Kassenrichtlinie müssen zusätzlich die Vorgaben der GoBD beachtet werden. Demnach sind elektronisch erstellte Unterlagen, wie zum Beispiel Kassenbons, auch zwingend elektronisch und unveränderbar zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt regelmäßig zehn Jahre. Während dieser Frist müssen die Daten jederzeit und unverzüglich in einer elektronisch auswertbaren Form zur Verfügung gestellt werden können, etwa bei Außenprüfungen durch die Finanzverwaltung. Darüber hinaus schreiben die GoBD den Unternehmen vor, für die Kassenführung eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Diese muss unter anderem eine allgemeine Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen), eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthalten.

Nutzer des Erweiterungsmoduls Kasse zur HS Auftragsbearbeitung erhalten vor dem Jahreswechsel eine neue Version ihrer Lösung, die sie bei der Umsetzung der Kassenrichtlinie und der GoBD-Vorgaben unterstützt. Des Weiteren erfüllt das Kassenmodul von HS auch die Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich. Hierzu wurde die Software technisch und funktionell komplett überarbeitet. Über eine neue Datenexportfunktion lassen sich zum Beispiel die Belegdaten jederzeit unverzüglich und maschinell auswertbar den Finanzbehörden zur Verfügung stellen. Dabei lässt sich der Auswertungszeitraum variabel auswählen. Auch in puncto Komfort hat sich etwas getan: Beispielsweise unterliegt die Anzahl der Benutzer pro Kasse nun keiner Beschränkung mehr. Darüber hinaus ist der Bildschirm der Kasse skalierbar und kann auf die gewünschte Größe eingestellt werden. Und während des Kassiervorgangs lassen sich in der Artikelsuche auf Wunsch nur die Artikel anzeigen, die einen Lagerbestand aufweisen.