HS Finanzbuchhaltung
Dokumentenmanagementlösung:
Dokumente und Informationen schnell archivieren und finden
Ebenso wie mit der
Archivlösung
reduzieren Sie auch mit der Dokumentenmanagementlösung Ihre Papierberge und Ablagearbeiten im Umfeld der HS Finanzbuchhaltung. Darüber
hinaus können Sie jedoch mit der Dokumentenmanagementlösung auch Dokumente und Informationen verarbeiten, die Sie z.B. von Ihren Kunden und
Lieferanten erhalten haben oder mit Fremdapplikationen erzeugt wurden.
Wie viele Ordner füllen Ihre Journale, Mahnungen, OP-Listen, Kontoblätter etc. jährlich bei Ihnen? Je nach Unternehmensgröße sind es leicht 20
bis 50 Ordner, um die das Papierarchiv jährlich wächst. Bereits bei 20 Ordnern à ca. 500 Blatt kommen rund 10.000 Blatt Papier zusammen, die es zu
bedrucken und richtig abzulegen gilt.
Mithilfe der Dokumentenmanagementlösung werden Ihre wichtigen Dokumente, die Sie mit der HS Finanzbuchhaltung erzeugen, beim Drucken oder e-mail-
Versand automatisch verschlagwortet und sicher im HS Dokumentenmanagement archiviert. Sie sparen somit Material und wertvolle Arbeitszeit. Für die
Archivierung von 500 Blatt Journalen benötigen Sie künftig weniger als zweieinhalb Minuten. Darüber hinaus minimieren Sie Ihre Lagerkosten.
Nutzen & Vorteile
Einfach effizient
Sie definieren einmalig, ob und wann Ihre Journale, OP-Listen, Berichte etc. archiviert werden sollen. Alle weiteren notwendigen Angaben zur
elektronischen Archivierung im integrierten HS Dokumentenmanagement werden als Vorbesetzung mitgeliefert, die Sie bei Bedarf anpassen können.
Ebenso definieren Sie über das HS Finanzbuchhaltung die Vorbesetzungen für die Ablage Ihrer extern erzeugten Dokumente und Informationen im HS
Dokumentenmanagement (Ablagestruktur, Vergabe von Zugriffsrechten etc.).
Mahnungen, Kontoblätter etc. per e-mail versenden
Reduzieren Sie Ihre Kosten für Porto, Papier, Druckerverbrauchsmaterial etc. und versenden Ihre Mahnungen, Kontoblätter, Zahlungsbelege etc.
per e-mail. Mithilfe der Dokumentenmanagementlösung können Sie diese Dokumente beim Versand komfortabel per Mausklick digital im HS
Dokumentenmanagement archivieren.
Zeitgewinn
Wie viel Zeit verbringen Sie mit dem Druck und der Ablage der aufbewahrungspflichtigen Dokumente in der Finanzbuchhaltung? Zeit, die Ihnen
fehlt, um wichtigere Themen anzugehen (z.B. Mahnwesen, Liquiditätsplanung). Die Archivlösung übernimmt für Sie die lästige Ablagetätigkeit und
ermöglicht Ihnen die revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente.
Bei Nachfragen von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern haben Sie jederzeit über die HS Finanzbuchhaltung Zugriff auf die archivierten Dokumente und
können sie schnell per Volltext durchsuchen.
Rückfragen von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern beantworten Sie ohne langwierige Suche in Ihrer Papierablage und verkürzen somit Ihre
Reaktionszeit.
Synergieeffekte
Wenn Sie die Archiv- oder Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung einsetzen, profitieren Sie doppelt. Selbst ohne
Buchungsübergabe haben Sie die Möglichkeit, sich die archivierten Belege aus der HS Auftragsbearbeitung (z.B. Lieferscheine, Ausgangsrechnungen) in
der HS Finanzbuchhaltung anzeigen zu lassen. Nach dem Buchungsabschluss steht Ihnen darüber hinaus das Belegbild der Ausgangsrechnung beim Buchen zur
Verfügung.
Selbstverständlich können die Mitarbeiter aus der HS Auftragsbearbeitung auch auf extern erzeugte Dokumente zugreifen, die Sie über die HS
Finanzbuchhaltung im HS Dokumentenmanagement abgelegt haben (z.B. Eingangsrechnungen). Umgekehrt sehen Ihre Kollegen in der HS Auftragsbearbeitung
auch die Mahnungen, die Sie beispielsweise per e-mail verschickt haben.
Mehr Details zur
Dokumentenmanagementlösung für die HS Auftragsbearbeitung.
Optionen
Sie wollen auch weiteren Mitarbeitern, die nicht direkt mit der HS Finanzbuchhaltung arbeiten, den Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement
abgelegten
Dokumente und Informationen ermöglichen? Dann informieren Sie sich im Bereich Archiv & DMS, wie Sie z.B. Ihren Führungskräften Ihre archivierten
Eingangsrechnungen digital zur Verfügung stellen.
Mehr Details zum HS
Dokumentenmanagement.
Viele glauben, die Basis der digitalen Welt seien 0 und 1. Bei HS wissen wir: Die Basis der digitalen Welt sind Menschen - 0 und 1
bzw. die
Software sind nur Werkzeuge.
Software ...
Es geht um Menschen, die Aufgaben erledigen wollen. Dabei soll es besonders schnell, einfach, sicher, komfortabel, zuverlässig oder
verständlich
zugehen. Software ist nur ein Mittel für diesen Zweck. Gute Software wird von Menschen gemacht, die sich in die Nutzer hineinversetzen. Sie
fragen sich,
welche Aufgaben und Wünsche die Nutzer haben und programmieren dann eine Software dafür. Dazu braucht es Praxiswissen, Fachkompetenz, Empathie
und
Erfahrung.
... & Service
Doch selbst gute Software ist nur der eine Teil: So verschieden wie Menschen sind, so verschieden sind ihre Anforderungen, wenn es um die
Unterstützung beim Einsatz der Software geht. HS bietet daher ein breites Spektrum an Serviceleistungen an, die sich zum passgenauen Paket für
die individuellen Anforderungen zusammenstellen lassen. Dabei schöpfen wir aus den Erfahrungen unserer langjährigen Firmengeschichte sowie aus dem
reichen Schatz an Erfahrungen und Fähigkeiten der Menschen bei HS.
- HS Akademie - macht Sie fit für die Praxis
- Unsere Anwenderhotline - immer kompetent, erreichbar und verständlich
- Online-Support direkt an Ihrem Rechner - schnell, nah und individuell
- Unsere Support-Datenbank - jederzeit verfügbar, immer aktuell
- Die HS Programmwartung - zuverlässig, aktuell und gesetzeskonform
- Regelmäßige Informationen - früher wissen, was kommt
Interesse an der Dokumentenmanagementlösung?
Sie haben Interesse, die Dokumentenmanagementlösung zur HS Finanzbuchhaltung näher kennenzulernen? Dann melden Sie sich gerne bei uns. Wir rufen
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