HS Auftragsbearbeitung
Dokumentenmanagementlösung:
Dokumente und Informationen schnell archivieren und finden
Ebenso wie mit der
Archivlösung
reduzieren Sie auch mit der Dokumentenmanagementlösung Ihre Papierberge und Ablagearbeiten im Umfeld der HS Auftragsbearbeitung. Darüber
hinaus
können Sie jedoch mit der Dokumentenmanagementlösung auch Dokumente und Informationen verarbeiten, die Sie z.B. von Ihren Kunden und Lieferanten
erhalten
haben oder mit Fremdapplikationen erzeugt wurden.
Wie viele Ordner füllen Sie jährlich mit Ihren Verkaufs- und Einkaufsbelegen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen? Je nach
Unternehmensgröße
sind es leicht 20 bis 50 Ordner, um die das Papierarchiv pro Jahr wächst. Bereits bei 20 Ordnern à ca. 500 Blatt kommen rund 10.000 Blatt Papier
zusammen,
die es zu bedrucken und richtig abzulegen gilt.
Mithilfe der Dokumentenmanagementlösung werden Ihre wichtigen Dokumente, die Sie mit der HS Auftragsbearbeitung erzeugen, beim Drucken oder e-
mail-
Versand automatisch verschlagwortet und sicher im HS Dokumentenmanagement archiviert. Sie sparen somit Material, wertvolle Arbeitszeit und
verringern Ihre
Lagerkosten.
Darüber hinaus verschlagworten Sie auch Dokumente und Informationen, die mit Fremdapplikationen erstellt wurden, komfortabel über die
Benutzeroberfläche
der HS Auftragsbearbeitung und legen sie im HS Dokumentenmanagement ab. Im Rahmen Ihrer täglichen Arbeit können Sie in diversen Arbeitsgebieten der
HS
Auftragsbearbeitung gezielt auf die Dokumente und Informationen zu Artikeln, Kunden, Lieferanten etc. schnell und gezielt zugreifen.
Nutzen & Vorteile
Einfach effizient
Sie definieren einmalig, ob und wann Ihre Dokumente, die Sie mit der HS Auftragsbearbeitung erzeugen (z.B. Verkaufs- und Einkaufsbelege,
Fertigungsbelege, Nachweise zum Buchungsabschluss), automatisch beim Drucken oder Versand per e-mail archiviert werden sollen. Alle weiteren
notwendigen Angaben zur elektronischen Archivierung im integrierten HS Dokumentenmanagement werden als Vorbesetzung mitgeliefert, die Sie bei Bedarf
anpassen können.
Rechnungen per e-mail versenden
Verbessern Sie Ihre Liquidität und versenden Sie Ihre Rechnungen per e-mail z.B. im ZUGFeRD-Format. Mithilfe der Dokumentenmanagementlösung
können Sie Ihre
elektronischen
Ausgangsrechnungen per Mausklick beim Versand automatisch gemäß den Anforderungen der GoBD digital im HS Dokumentenmanagement archivieren.
Sie erhalten bereits elektronische Rechnungen von Ihren Lieferanten? Die Dokumentenmanagementlösung ermöglicht Ihnen auch diese im Sinne der
GoBD
revisionssicher im HS Dokumentenmanagement zu archivieren.
Zeitgewinn
Wie viel Zeit verbringen Sie mit dem Druck und der Ablage der aufbewahrungspflichtigen Dokumente im Bereich Ihrer Warenwirtschaft? Zeit, die
Ihnen für wichtigere Themen fehlt. Die Dokumentenmanagementlösung übernimmt für Sie die lästige Ablagetätigkeit und ermöglicht Ihnen die
revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente.
Wie häufig suchen Sie nach alten Bestellungen Ihrer Kunden und Rechnungen Ihrer Lieferanten? Dank der Dokumentenmanagementlösung haben Sie per
Mausklick in der HS Auftragsbearbeitung Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente und können sie komfortabel per Volltext
durchsuchen. Bei Änderungen werden die Dokumente automatisch versioniert. Die entsprechende Änderungshistorie z.B. einer Auftragsbestätigung lässt
sich direkt an Ihrem Arbeitsplatz anzeigen.
Sie steigern Ihre Reaktionszeit bei Rückfragen von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern, da die langwierige Suche in Ihrer Papierablage entfällt.
Synergieeffekte
Wenn Sie die Archiv- oder Dokumentenmanagementlösung zu einem HS Programm zur Finanzbuchhaltung einsetzen, profitieren Sie doppelt. Selbst
ohne Buchungsübergabe haben Sie die Möglichkeit, sich die archivierten Belege aus der HS Auftragsbearbeitung (z.B. Lieferscheine, Ausgangsrechnungen)
in der Finanzbuchhaltung anzeigen zu lassen. Nach dem Buchungsabschluss steht Ihnen das Belegbild der Ausgangsrechnung darüber hinaus beim Buchen zur
Verfügung.
Selbstverständlich können die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung auch auf extern erzeugte Dokumente zugreifen (z.B. Eingangsrechnungen), die
Sie über die HS Auftragsbearbeitung im HS Dokumentenmanagement abgelegt haben. Umgekehrt werden Ihnen in Ihrer HS Auftragsbearbeitung auch die
Mahnungen, die mit Hilfe der HS Programme zur Finanzbuchhaltung verschickt wurden, angezeigt. Ohne Rückfragen in der Buchhaltung haben Sie somit stets
einen Überblick über die Zahlungsmoral Ihrer Kunden.
Mehr Details zur Dokumentenmanagementlösung für die Finanzbuchhaltung.
Optionen
Sie wollen auch weiteren Mitarbeitern, die nicht direkt mit der HS Auftragsbearbeitung arbeiten, den Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement
abgelegten
Dokumente und Informationen ermöglichen? Dann informieren Sie sich im Bereich Archiv & DMS, wie Sie z.B. Ihrem Außendienst über Tablets
Ihre archivierten Angebote und Rechnungen digital zur Verfügung stellen.
Mehr Details zum HS Dokumentenmanagement
Viele glauben, die Basis der digitalen Welt seien 0 und 1. Bei HS wissen wir: Die Basis der digitalen Welt sind Menschen - 0 und 1
bzw. die
Software sind nur Werkzeuge.
Software ...
Es geht um Menschen, die Aufgaben erledigen wollen. Dabei soll es besonders schnell, einfach, sicher, komfortabel, zuverlässig oder
verständlich
zugehen. Software ist nur ein Mittel für diesen Zweck. Gute Software wird von Menschen gemacht, die sich in die Nutzer hineinversetzen. Sie
fragen sich,
welche Aufgaben und Wünsche die Nutzer haben und programmieren dann eine Software dafür. Dazu braucht es Praxiswissen, Fachkompetenz, Empathie
und
Erfahrung.
... & Service
Doch selbst gute Software ist nur der eine Teil: So verschieden wie Menschen sind, so verschieden sind ihre Anforderungen, wenn es um die
Unterstützung beim Einsatz der Software geht. HS bietet daher ein breites Spektrum an Serviceleistungen an, die sich zum passgenauen Paket für
die
individuellen Anforderungen zusammenstellen lassen. Dabei schöpfen wir aus den Erfahrungen unserer langjährigen Firmengeschichte sowie aus dem
reichen
Schatz an Erfahrungen und Fähigkeiten der Menschen bei HS.
- HS Akademie - macht Sie fit für die Praxis
- Unsere Anwenderhotline - immer kompetent, erreichbar und verständlich
- Online-Support direkt an Ihrem Rechner - schnell, nah und individuell
- Unsere Support-Datenbank - jederzeit verfügbar, immer aktuell
- Die HS Programmwartung - zuverlässig, aktuell und gesetzeskonform
- Regelmäßige Informationen - früher wissen, was kommt
Interesse an der Dokumentenmanagementlösung?
Sie haben Interesse, die Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung näher kennenzulernen? Dann melden Sie sich gerne bei uns. Wir
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