HS Finanzbuchhaltung

Archivlösung: Schluss mit dem Papierkrieg

Die Dokumente, die Sie täglich mit Ihrer HS Finanzbuchhaltung erstellen, sind größtenteils steuerlich oder handelsrechtlich relevant und unterliegen daher gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Mithilfe der Archivlösung können Sie diese wichtigen Unterlagen einfach per Mausklick revisionssicher archivieren.

Wie viele Ordner füllen Ihre Journale, Mahnungen, OP-Listen, Kontoblätter etc. jährlich bei Ihnen? Je nach Unternehmensgröße sind es leicht 20 bis 50 Ordner, um die das Papierarchiv jährlich wächst. Bereits bei 20 Ordnern à ca. 500 Blatt kommen rund 10.000 Blatt Papier zusammen, die es zu bedrucken und richtig abzulegen gilt.

Mithilfe der GoBD-zertifizierten Archivlösung werden Ihre wichtigen Dokumente, die Sie mit der HS Finanzbuchhaltung erzeugen, beim Drucken oder e-mail-Versand automatisch verschlagwortet und sicher im HS Dokumentenmanagement archiviert. Sie sparen somit Material und wertvolle Arbeitszeit. Für die Archivierung von 500 Blatt Journalen benötigen Sie künftig weniger als zweieinhalb Minuten. Darüber hinaus minimieren Sie Ihre Lagerkosten.

Modulinformationen
Umfangreiche Vorbesetzung für die automatische Verschlagwortung - Screenshot aus der HS Finanzbuchhaltung
Automatische Archivierung z.B. beim Drucken - Screenshot aus der HS Finanzbuchhaltung
Zugriff auf Dokumente über Stammdaten - Screenshot aus der HS Finanzbuchhaltung
Anzeige archivierter Dokumente - Screenshot aus der HS Finanzbuchhaltung
Komfortable Dokumentensuche per Volltext - Screenshot aus der HS Finanzbuchhaltung

Nutzen & Vorteile

Einfach effizient
Sie definieren einmalig, ob und wann Ihre Journale, OP-Listen, Berichte etc. archiviert werden sollen. Alle weiteren notwendigen Angaben zur elektronischen Archivierung im integrierten HS Dokumentenmanagement werden als Vorbesetzung mitgeliefert, die Sie bei Bedarf anpassen können.

Mahnungen, Kontoblätter etc. per e-mail versenden
Reduzieren Sie Ihre Kosten für Porto, Papier, Druckerverbrauchsmaterial etc. und versenden Ihre Mahnungen, Kontoblätter Zahlungsbelege etc. per e-mail. Mithilfe der Archivlösung können Sie diese Dokumente beim Versand komfortabel per Mausklick digital im HS Dokumentenmanagement archivieren.

Zeitgewinn
Bei Nachfragen von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern haben Sie jederzeit über die HS Finanzbuchhaltung Zugriff auf die archivierten Dokumente und können sie schnell per Volltext durchsuchen.

Rückfragen von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern beantworten Sie ohne langwierige Suche in Ihrer Papierablage und verkürzen somit Ihre Reaktionszeit.

Synergieeffekte
Wenn Sie die Archiv- oder Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung einsetzen, profitieren Sie doppelt. Selbst ohne Buchungsübergabe haben Sie die Möglichkeit, sich die archivierten Belege aus der HS Auftragsbearbeitung (z.B. Lieferscheine, Ausgangsrechnungen) in der HS Finanzbuchhaltung anzeigen zu lassen. Nach dem Buchungsabschluss steht Ihnen darüber hinaus das Belegbild der Ausgangsrechnung beim Buchen zur Verfügung. Umgekehrt sehen Ihre Kollegen in der HS Auftragsbearbeitung auch die Mahnungen, die Sie beispielsweise per e-mail aus Ihrer HS Finanzbuchhaltung heraus verschickt haben.
Mehr Details zur Dokumentenmanagementlösung für die HS Auftragsbearbeitung.

Optionen

Externe Informationen ablegen
Auch extern erzeugte Dokumente (z.B. elektronische Rechnungen Ihrer Lieferanten, Informationen zu Anlagegütern) wollen Sie ebenfalls zentral im HS Dokumentenmanagement ablegen? Dann ist die Dokumentenmanagementlösung zur HS Finanzbuchhaltung die richtige Wahl für Sie.
Mehr Details zur Dokumentenmanagementlösung für die HS Finanzbuchhaltung.

Unternehmensweiter Zugriff
Sie wollen auch weiteren Mitarbeitern, die nicht direkt mit der HS Finanzbuchhaltung arbeiten, den Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente und Informationen ermöglichen? Dann informieren Sie sich im Bereich Archiv & DMS, wie Sie z.B. Ihren Führungskräften Ihre archivierten Eingangsrechnungen digital zur Verfügung stellen.
Mehr Details zum HS Dokumentenmanagement.

Broschüre HS Dokumentenmanagement

Service bei HS

Viele glauben, die Basis der digitalen Welt seien 0 und 1. Bei HS wissen wir: Die Basis der digitalen Welt sind Menschen - 0 und 1 bzw. die Software sind nur Werkzeuge.

Software ...

Es geht um Menschen, die Aufgaben erledigen wollen. Dabei soll es besonders schnell, einfach, sicher, komfortabel, zuverlässig oder verständlich zugehen. Software ist nur ein Mittel für diesen Zweck. Gute Software wird von Menschen gemacht, die sich in die Nutzer hineinversetzen. Sie fragen sich, welche Aufgaben und Wünsche die Nutzer haben und programmieren dann eine Software dafür. Dazu braucht es Praxiswissen, Fachkompetenz, Empathie und Erfahrung.

... & Service

Doch selbst gute Software ist nur der eine Teil: So verschieden wie Menschen sind, so verschieden sind ihre Anforderungen, wenn es um die Unterstützung beim Einsatz der Software geht. HS bietet daher ein breites Spektrum an Serviceleistungen an, die sich zum passgenauen Paket für die individuellen Anforderungen zusammenstellen lassen. Dabei schöpfen wir aus den Erfahrungen unserer langjährigen Firmengeschichte sowie aus dem reichen Schatz an Erfahrungen und Fähigkeiten der Menschen bei HS.

  • HS Akademie - macht Sie fit für die Praxis
  • Unsere Anwenderhotline - immer kompetent, erreichbar und verständlich
  • Online-Support direkt an Ihrem Rechner - schnell, nah und individuell
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  • Die HS Programmwartung - zuverlässig, aktuell und gesetzeskonform
  • Regelmäßige Informationen - früher wissen, was kommt
Schaubild Software & Service bei HS

Interesse an der Archivlösung?

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