Elektronische Rechnungen: ZUGFeRD endlich am Start

Der „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD) ist veröffentlicht worden: Ende Juni 2014 stellten Vertreter des Bundesinnenministeriums, des Bundeswirtschaftsministeriums und des IT- Branchenverbands Bitkom in Berlin die Version 1.0 des einheitlichen Datenformats vor. Gut vier Jahre lang hatte das namensgebende „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ ( FeRD) darauf hingearbeitet.

Mit ZUGFeRD steht ein übergreifendes Format zur Verfügung, das den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern vereinfacht. Es erlaubt, strukturierte Rechnungsdaten in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Welches Effizienzpotenzial im elektronischen Rechnungsaustausch steckt, zeigt unter anderem eine Studie der Universität Hannover. Den Berechnungen der Wissenschaftler zufolge verursacht der herkömmliche Postversand Bearbeitungskosten in Höhe von 5 bis 7 Euro je Rechnung, für Rechnungsempfänger belaufen sich die Kosten sogar auf jeweils 10 bis 12 Euro. Durch einen elektronischen Austausch können nach Einschätzung der Experten 70 bis 80 Prozent der Prozesskosten eingespart werden. Darüber hinaus habe sich gezeigt, dass elektronische Rechnungen in der Regel früher bezahlt werden.

Bei Verbänden, Ministerien und Unternehmen stößt ZUGFeRD auf große Zustimmung. Begrüßt wird zum einen, dass das Trägerformat auf dem Standard PDF / A-3 beruht. Dadurch lassen sich XML-Dateien mit Rechnungsdaten in PDF- Dateien einbinden, die für die Langzeitspeicherung optimiert sind. Zum anderen entspricht das verwendete Datenmodell internationaler ISO-Norm sowie den europäischen Standards "Cross Industry Invoice (CII)" und „Message User Guide (MUG)“. ZUGFeRD kann daher auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr genutzt werden. Die Chancen, dass sich das Format in der Europäischen Union, wie von Bitkom gefordert, etabliert, stehen somit gut.