Viele Unternehmen verschicken zusammen mit ihren Angeboten die eigenen allgemeinen Geschäftsbedingungen
(AGB). Um nicht jedem Angebot die aktuellen AGB
einzeln hinzufügen zu müssen, richten viele Benutzer der HS Auftragsbearbeitung sich eine Verknüpfung zu der
im Dateisystem meist als PDF abgelegten AGB-Datei
ein. Die Software hängt daraufhin jedem Beleg, sobald ein neues Angebot erstellt wird, automatisch die AGB –
oder auch andere verknüpfte Dateien – an. Bei
Bedarf kann der Benutzer aus dem Dateisystem manuell weitere Dateien auswählen, die zusätzlich mit dem
Angebot verschickt werden sollen.
So weit, so gut – häufig kommt es jedoch vor, dass Mitarbeiter die verknüpften Dateien überarbeiten und
anschließend unter neuem Namen oder in einem anderen
Dateiordner speichern. Die in der HS Auftragsbearbeitung hinterlegte Dateiverknüpfung greift daher nunmehr
auf veraltete AGB zu. Wurde die verknüpfte Datei im
Zuge der Überarbeitung gelöscht, versendet das System die Angebote unter Umständen sogar ohne AGB. Dies
bereitet den Mitarbeitern zusätzlichen Aufwand und
verärgert die Kunden.
Mit einem DMS vermeidet man den Dateien-Wildwuchs, der in herkömmlichen Dateisystemen oft
herrscht.
Andrea Haudel, Produktmanagement
HS - Hamburger Software
Sicherheit durch automatische Versionierung und Zugriffsschutz
Benutzer der
Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung
können unvollständige Angebote aufgrund fehlerhafter Dateiverknüpfungen vermeiden, indem sie die im HS
Dokumentenmanagement (DMS) verwalteten Dokumente als
Beleganhänge verwenden. Das DMS ermöglicht dem Unternehmen, gezielt festzulegen, wer welche Zugriffsrechte
erhält. Darüber hinaus protokolliert es, im
Unterschied zu einem herkömmlichen Dateisystem, sämtliche Zugriffe und versioniert überarbeitete Dokumente
automatisch. Wurden also beispielsweise die AGB
verändert, speichert das HS Dokumentenmanagement die neueste Fassung somit unter demselben Dateinamen
lediglich als eine andere Version. Da in der Regel nur
der Administrator Dateien im Dokumentenmanagement löschen bzw. verschieben darf, ist auf diese Weise
sichergestellt, dass den Angeboten stets automatisch die
aktuellen AGB angehängt werden. Dadurch spart das Unternehmen Arbeitszeit und steigert die Arbeitsqualität
sowie die Zufriedenheit von Kunden, Lieferanten und
Mitarbeitern.