HS versendet Verdienstabrechnungen per De-Mail

In unserer Personalabteilung hat es Tradition, dass wir die von uns entwickelte Lohn- und Personalmanagementsoftware auch selbst einsetzen“, sagt Yvonne Neuhold, Personalreferentin bei HS. Es war somit nur eine Frage der Zeit, bis die Personaler damit beginnen würden, den Mitarbeitern die Verdienstabrechnungen per De-Mail zuzusenden. Mitte 2013 hatte das Softwarehaus im Rahmen einer Kooperation mit der Deutschen Telekom die Voraussetzungen dafür geschaffen und eine De-Mail-Lösung auf den Markt gebracht. Im September 2014 ging es bei HS los.

Vor dem breit angelegten Start des Verfahrens hatte das Softwarehaus eine mehrwöchige Pilotphase mit einer Gruppe von elf Mitarbeitern durchgeführt. „Solch ein Schritt ist zwar nicht zwingend erforderlich, er trägt jedoch dazu bei, dass sich Personaler und Führungskräfte langsam an die neuen Abläufe gewöhnen können“, sagt Yvonne Neuhold, die das De-Mail-Projekt hausintern leitet. Wichtig sei zudem, die Belegschaft rechtzeitig mit ins Boot zu holen und ausführlich zu informieren, so die Personalreferentin. Schließlich sei die Nutzung von De-Mail eine freiwillige Angelegenheit. Um die Mitarbeiter bei der Eröffnung ihres kostenlosen privaten De-Mail-Kontos zu unterstützen, veranstaltete HS einen sogenannten „De-Mail-Tag“. Wer mochte, hatte auf dieser Veranstaltung die Gelegenheit, sich in Gegenwart eines angereisten Telekom- Mitarbeiters registrieren zu lassen. „Zahlreiche Kollegen nutzten diese Möglichkeit“, berichtet Neuhold.

Inzwischen erhält rund ein Drittel der Beschäftigten seine Verdienstabrechnungen papierlos, und die Teilnehmerzahl wächst weiter. „Viele Kollegen finden es einfach praktisch, ihre Abrechnungen nicht mehr zu Hause abheften zu müssen, sondern in ihrem De-Mail- Postfach an zentraler Stelle und sicher abgelegt zu finden. Ein zusätzlicher Anreiz mag für einige der Einkaufsgutschein sein, den die Telekom für die Registrierung spendiert“, glaubt Personalerin Neuhold.

Die Entlastung durch das elektronische Verfahren ist bereits spürbar: Vor der Einführung des elektronischen Versands benötigte die Personalabteilung für das Ausdrucken und Kuvertieren der Abrechnungen von circa 160 Mitarbeitern mehr als zwei Stunden Arbeitszeit. Noch nicht mitberechnet ist dabei der Aufwand der Führungskräfte, die jeden Umschlag persönlich überreichen müssen. „De-Mail hat die Abläufe deutlich beschleunigt“, resümiert die Projektleiterin. „Der gesamte Prozess läuft quasi auf Knopfdruck automatisch und geräuschlos im Hintergrund ab. Und mit jedem weiteren Mitarbeiter, der ins De-Mail-Verfahren einbezogen wird, steigt die Effizienz.“