Die Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital. Das muss man pflegen“, sagt Nicole Rosenkranz, Personalleiterin bei der Von der Heydt GmbH in Speyer. Der
Handelsbetrieb legt Wert auf eine umsichtige und vorausschauende Personalpolitik. So bildet er beispielsweise eigenen Fachkräftenachwuchs aus: Fast ein Zehntel
der 175-köpfigen Belegschaft sind Auszubildende. Darüber hinaus ist das mittelständische Unternehmen im Jahr 2012 vom Land Rheinland- Pfalz für die
beispielhafte Beschäftigung Schwerbehinderter ausgezeichnet worden.
Ausgangssituation: hoher Aufwand für Mitarbeitergespräche
Alle Arbeitnehmer – vom Auszubildenden bis zum älteren Angestellten – in ihrer Entwicklung individuell zu unterstützen betrachtet Nicole Rosenkranz als
strategische Führungsaufgabe. Hierzu führt das Unternehmen regelmäßig Mitarbeitergespräche durch. „Wir nehmen diese Gespräche ernst. Sie sind für uns ein
wichtiges Instrument der Personalentwicklung“, sagt die Personalleiterin. Allerdings sei der organisatorische Aufwand in der Vergangenheit sehr hoch gewesen. „
Die Personalabteilung musste zum Beispiel alle Termine und Details mit jeder Führungskraft separat abstimmen“, berichtet Rosenkranz. Auch die Kontrolle und
Nachbearbeitung habe viel Zeit in Anspruch genommen.
Personalentwicklung und Stellenmanagement von HS eingeführt
Die Personalleiterin suchte daher eine elektronische Lösung, mit der sich der Ablauf der Gesprächsrunden übersichtlicher strukturieren lässt. Darüber hinaus
sollte die Software die Personaler jederzeit über den Gesprächsstatus sowie über vereinbarte Personalentwicklungsmaßnahmen informieren. „Da wir unsere Lohn-
und Gehaltsabrechnung ebenfalls mithilfe einer HS Lösung erstellen, ließen wir uns auf der CeBIT das Modul Stellenmanagement von HS vorführen – und stellten
fest, dass es genau unseren Vorstellungen entspricht“, erzählt Rosenkranz. Mit Unterstützung des Herstellers führte sie das Stellenmanagement und das Modul HS
Personalentwicklung über einen Zeitraum von rund sechs Monaten im Unternehmen ein. Die Führungskräfte waren bereits zuvor über die Neuerung in Kenntnis gesetzt
worden. Zusätzlich machten zwei Mitarbeiter des Herstellers sie vor Ort mit der Bedienung der Software vertraut. „Sowohl die Erstberatung auf der Messe als
auch die Betreuung bei uns im Betrieb und die telefonische Unterstützung waren sehr gut“, so die Personalleiterin.
"Die Personalentwicklung und das Stellenmanagement von HS helfen uns, die Mitarbeitergespräche zeitsparend zu organisieren und zu
verwalten."
Nicole Rosenkranz
Von der Heydt GmbH
Zeitersparnis durch optimierte Prozesse
Mittlerweile organisiert und verwaltet das Unternehmen die Mitarbeitergespräche vollständig über die Software. „Der Ablauf der Gesprächsrunden lässt sich
nun leichter steuern: Anstatt jeden Termin einzeln zu vereinbaren, gibt die Personalabteilung über das Modul Personalentwicklung vor, wann die 15
Führungskräfte ihre Gespräche zu führen haben“, erklärt Nicole Rosenkranz. Die Führungskräfte wiederum reichen nach den Gesprächen keine handschriftlichen oder
ausgedruckten Aufzeichnungen mehr ein, sondern pflegen die entsprechenden Angaben direkt ins System ein. „Das spart ungemein viel Zeit. Aber auch die Ersparnis
an Papier, Aktenordnern und somit Archivstellfläche ist nicht unerheblich“, sagt die Personalleiterin. Darüber hinaus kann sie die Gespräche nun erheblich
effizienter nachbereiten und den Führungskräften zügig entsprechende Auswertungen zur Verfügung stellen.
Die im Mitarbeitergespräch beurteilten Kompetenzen sowie die erfassten Qualifikationen der Mitarbeiter können mit den Stellenprofilen abgeglichen werden. „
Hierzu haben wir unsere Qualifikationsmatrix in das HS Stellenmanagement und in die HS Personalentwicklung übertragen. Damit sehen wir schnell, auf welcher
Position welche Kompetenzen und Qualifikationen notwendig sind“, erläutert Nicole Rosenkranz. Die Daten und sämtliche Änderungen erfassen die Personaler
zentral im HS Stellenmanagement, mit dem sie jederzeit aktuelle Stellenbesetzungspläne abrufen können.
„Der Zeitgewinn erlaubt es mir, mich verstärkt anderen wichtigen Themen zu widmen, wie etwa dem betrieblichen Gesundheitsmanagement oder weiteren
Prozessoptimierungen“, sagt die Personalleiterin, und sie fügt an: „Wir haben uns bereits die Digitale Personalakte von HS näher angesehen. Dies könnte
vielleicht unsere nächste Erweiterung sein.“
Kompletter Anwenderbericht
Weitere Informationen zum Unternehmen:
www.vonderheydt.de