Podiumsdiskussion auf der 3. FeRD-Konferenz
29.11.2016 // PRODUKT-WELT

ZUGFeRD zieht bei immer mehr Unternehmen

Das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD ist auf dem Vormarsch, aber es muss auch noch Überzeugungsarbeit in zahlreichen Unternehmen geleistet werden. Diese Erkenntnis lässt sich aus der diesjährigen FeRD-Konferenz des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Berlin ziehen.

"E-Rechnung leicht gemacht – Vollgas voraus mit ZUGFeRD" – unter diesem Titel trafen sich Anfang September 2016 mehr als 200 Fachleute aus Wirtschaft, Verwaltung und dem Dienstleistungssektor im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi). Es war bereits die dritte Zusammenkunft dieser Art, und erneut ging es um die Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung im Allgemeinen und die Zukunft von ZUGFeRD im Besonderen.

Format hat gute Chancen künftiger EU-Standard zu werden

Ein zentrales Thema der FeRD-Konferenz war der Blick in Richtung Europa. Zeitgleich mit der vom Europäischen Komitee für Normung, kurz: CEN (frz. "Comité Européen de Normalisation"), definierten EU-Norm für elektronische Rechnungen soll im Jahr 2017 die ZUGFeRD-Version 2.0 veröffentlicht werden. ZUGFeRD 2.0 wird konform mit der EU-Norm sein. Zudem wird das Format in Deutschland und Frankreich identisch sein. ZUGFeRD hat somit gute Chancen, in der EU zum künftigen Standardformat für elektronische Rechnungen zu werden. Um Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.0 zu erstellen und zu empfangen, müssen die bisherigen ZUGFeRD-1.0-Anwendungen technisch angepasst werden. Hier sind die Softwareentwickler gefragt. Die Anwender werden von der Anpassung nach Aussage von FeRD-Experten nichts spüren und brauchen ihre Prozesse nicht zu ändern.

Mittelstand zögert teilweise noch

Auch die bisherigen Nichtnutzer von ZUGFeRD standen im Fokus der Konferenzteilnehmer in Berlin. Immer wieder wurde in Vorträgen und Podiumsdiskussionen betont, dass ZUGFeRD ein Format sei, mit dem sich elektronische Rechnungen besonders einfach verarbeiten und mit dem sich die Prozesskosten nachhaltig senken ließen. Bevor ein Unternehmen hiervon profitiere, müsse es jedoch erst einmal die Voraussetzungen schaffen, dass strukturierte Rechnungsdaten digital verarbeitet oder erzeugt werden können. Dies könne langwierig und mühsam sein, führte Giso Schütz, Vizepräsident des Bundesverwaltungsamtes a. D. aus. Vor allem aber sei es wichtig, die Mitarbeiter, die die Arbeitsabläufe am genauesten kennen, von den neuen digitalisierten Prozessen zu überzeugen.

Betriebe fürchten Umstellungsaufwand

"Gerade kleine und mittelständische Betriebe scheuen trotz der offensichtlichen Vorteile von ZUGFeRD oftmals den Organisationsaufwand einer Umstellung von Papier auf Elektronik. Hier ist Überzeugungsarbeit zu leisten", sagt auch André Bökenschmidt, Produktmanager bei HS. Als einer der Sponsoren präsentierte der Softwarehersteller am Rande der Konferenz seine ZUGFeRD-Lösungen und informierte über mögliche Einsatzszenarien. Dabei konnte manche Sorge der Fachbesucher entkräftet werden. "Vielfach konnten wir aufzeigen, dass es letztlich gar nicht so schwer ist, eine elektronische Rechnungsverarbeitung zu implementieren", so Bökenschmidt. Insbesondere die automatische Erstellung von Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format und deren Archivierung im HS Dokumentenmanagementsystem habe reges Interesse geweckt.

Friedrich Wilhem Haug
Interview mit Dr. Friedrich Wilhelm Haug, BMWi
Herr Haug, die elektronische Rechnungsstellung mit ZUGFeRD setzt sich zunehmend durch. Welche Vorteile bietet das digitale Verfahren kleineren Unternehmen?

Friedrich Wilhelm Haug: ZUGFeRD kann auch von kleineren Unternehmen in der Weise genutzt werden, dass sie eingehende Rechnungsdaten medienbruchfrei verarbeiten können. Damit ist ein vereinfachtes EDI (engl. Electronic Data Interchange, dt. elektronischer Datenaustausch; die Red.) möglich. Gleichzeitig gibt es an jeder Stelle die Rückfallmöglichkeit in die bisher genutzte analoge Rechnungstellung. Somit können Unternehmen flexibel auf die Wünsche ihrer Kunden eingehen.

In welche Richtung soll das ZUGFeRD-Format künftig weiterentwickelt werden?

Haug: Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) beabsichtigt, zukünftig auch den digitalen Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen und allen anderen Nachrichten, die bisher aufwendiges EDI erfordern, über ZUGFeRD in einfacher Weise zu ermöglichen.

Wird sich ZUGFeRD als einheitlicher Standard auf EU-Ebene durchsetzen?

Haug: Ganz sicher. Allerdings wird möglicherweise nicht 'ZUGFeRD' draufstehen. Die Basis für das FeRD-Rechnungsdatenformat sind anerkannte aktuelle und internationale Standards auf der Grundlage von UN/CEFACT CII (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business Cross Industry Invoice) und der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3). Diese Standards wird CEN bei der europäischen Normierung – so der derzeitige Stand – übernehmen. Das bedeutet, dass ZUGFeRD dazu kompatibel ist. Hinzu kommt noch, dass das französische und das deutsche Forum elektronische Rechnung die europäische Norm im Jahr 2017 in einer gemeinsamen Weiterentwicklung (Anpassung) umsetzen werden. Das hat in Europa ein gewisses Gewicht.

Was empfehlen Sie kleinen und mittelgroßen Unternehmen, die bislang davor zurückschrecken, ZUGFeRD in ihre Prozesse zu implementieren?

Haug: Keine Angst zu haben, offen zu sein – und vor allem: sich bereits laufende Umsetzungen in anderen Unternehmen anzusehen. Es gibt schon heute viele Lösungen, die ZUGFeRD implementiert haben. Die Rückmeldungen, die ich aus den Unternehmen erhalte, sind ermutigend. Nach der Einführung sind die Vorteile klar zu erkennen. Sie lassen sich in Euro und Cent ausrechnen. Der Return on Investment wird meist schon im ersten Jahr erreicht. Die Einsparung von Prozesskosten und die nicht mehr verfallenden Skonti wirken Wunder.

Wird es gesetzliche Vorgaben seitens der Bundesregierung geben, die die Papierrechnung obsolet machen?

Haug: Das BMWi ist gegen einen gesetzlichen Zwang, denn die Papierrechnung wird nicht ganz verschwinden. Taxi-Quittung, Bewirtungsbeleg sollen hier als Stichworte reichen. Allerdings sollten die Unternehmen die Papierreste digitalisieren. Die Suche in einem Dokumentenmanagementsystem ist deutlich einfacher als im Keller in staubigen Ordnern zu kramen. Und es geht nichts mehr verloren. Falsches Abheften wird durch die Volltextsuche geheilt. Schon diese Vorteile überzeugen jeden Buchhaltungsmitarbeiter. Firmenchefs überzeugt am Ende die Erfahrung aus der Praxis, dass elektronische Rechnungen schneller bezahlt werden – durchschnittlich binnen 5,3 Tagen, hat ein Anwender gemessen. Allein deshalb wird sich die elektronische Rechnung durchsetzen. Eines gesetzlichen Zwangs bedarf es nicht.

Zur Person

Dr. Friedrich Wilhelm Haug ist Ministerialrat im Bundesminsiterium für Wirtschaft und Energie (BMWi).

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