SEPA – Lastschrift ohne Last

Für jede SEPA-Lastschrift benötigt der Zahlungsempfänger im Vorfeld eine vom Zahlungspflichtigen unterschriebene Ermächtigung – das SEPA-Lastschriftmandat. Insbesondere Unternehmen und Vereine, die in größerem Umfang Lastschriften verarbeiten, benötigen zur Verwaltung der erteilten Ermächtigungen ein zentrales Mandatsmanagement. Denn: Die Mandate müssen mitsamt ihrer Historie archiviert werden, damit sie der Debitor-Bank auf Anforderung als Kopie vorgelegt werden können. Eine Ablage in Papierform kann da schnell unübersichtlich werden. HS wird daher im zweiten Quartal dieses Jahres das neue Erweiterungsmodul „Mandate - Lastschriften“ für das HS Finanzwesen und die HS Finanzbuchhaltung auf den Markt bringen. Die Lösung ermöglicht den Anwendern, die Lastschriftmandate mit ihrem Fibuprogramm zu erstellen und zu verwalten. Über das HS Dokumentenmanagement lassen sie die Mandate strukturiert archivieren und im Nu wieder auffinden.

Optional besteht die Möglichkeit, den Zahlungspflichtigen die SEPA-Lastschriftmandate elektronisch und nachweisbar per De-Mail zuzusenden. Nähere Informationen zu dieser Lösung sind unter www.hamburger- software.de/de-mail/sepa erhältlich.

Das SEPA-Regelwerk schreibt außerdem eine Vorabinformation (Pre-Notification) des Zahlungspflichtigen über die bevorstehende Belastung seines Kontos vor. Dies hat, sofern keine kürzere Frist vereinbart wurde, 14 Tage vor dem Einzug der Lastschrift zu geschehen. In der Vorabinformation muss der Zahlungsempfänger neben dem Einzugsbetrag/-datum und der Bankverbindung des Zahlungspflichtigen (IBAN/BIC) auch die Angaben zum SEPA-Lastschriftmandat aufführen (Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz). Anwender des HS Finanzwesens und der HS Finanzbuchhaltung können die Vorabinformationen im Zuge des Lastschriftlaufs erstellen und anschließend aus den Programmen per e-mail an die Zahlungspflichtigen übermitteln. Zudem lassen sich die Vorabinformationen archivieren.

Ebenfalls ab Version 2.40 ist es mit den Fibuprogrammen von HS möglich, COR1 zu nutzen, eine Variante der SEPA-Basislastschrift mit verkürzter Vorlauffrist – auch als „Eillastschrift“ bezeichnet. Herkömmliche SEPA-Basislastschriften müssen die Bank des Debitors bei einer Einmal- bzw. Erstlastschrift fünf Bankarbeitstage und bei einer Folgelastschrift zwei Tage vor dem Fälligkeitstermin erreichen (SEPA- Firmenlastschrift: ein Tag). COR1 verkürzt die Vorlauffrist auf einen Tag. Im Übrigen gelten die Vorgaben der SEPA-Basislastschrift, beispielsweise zur Vorabinformation, sowie das entsprechende SEPA-Basislastschriftmandat. Eine zusätzliche Vereinbarung mit dem Zahlungspflichtigen ist nicht erforderlich. Die „Eillastschrift“ kann für einmalige, wiederkehrende, erstmalige sowie letztmalige Lastschriften verwendet werden. Allerdings steht die Option derzeit nur im innerdeutschen Zahlungsverkehr zur Verfügung. Nähere Informationen sind bei den Banken erhältlich.