Mithilfe der Datenauswahl oder der Abfrage können Sie die zu einem Auftrag gehörigen Belege später leicht
ausfindig machen. Um Auftragsnummern nicht
versehentlich doppelt zu vergeben, können Sie Ihr HS Programm zur Auftragsbearbeitung ab der aktuellen Version
2.70 automatisch prüfen lassen, ob eine Nummer
bereits vorhanden ist.
Legen Sie dazu im Arbeitsgebiet Firma → Beleg → Prüfungen fest, wie Sie mit doppelten
Auftragsnummern in Verkaufsbelegen und Einkaufsbelegen (Bestellwesen) verfahren wollen.
Sie können sie "zulassen, ohne Warnung", eine "Warnung anzeigen" oder sogar die "Erfassung verhindern". Bei den
beiden letztgenannten Optionen erhalten Sie bei
der Belegbearbeitung eine Liste mit den betreffenden Belegen.
Die genannten Einstellungen sind lediglich Vorbesetzungen. Sie können in den Stammdaten für jede Belegart
eine individuelle Einstellung wählen, die
Priorität vor der Einstellung im Arbeitsgebiet "Firma" hat. Wechseln Sie hierzu in das Arbeitsgebiet
Stammdaten → Weitere Stammdaten → Belegart Verkauf ("Belegart Einkauf" bei Einsatz des
Erweiterungsmoduls Bestellwesen). Wählen Sie eine
Belegart aus und geben Sie auf der Registerkarte "Belegnummernvergabe" das gewünschte Verhalten der Anwendung
bei doppelten Auftragsnummern an.
Noch ein Tipp: Im Arbeitsgebiet Firma → Auftragsnummer können Sie festlegen, dass in jedem
Fall eine Auftragsnummer in Belegen verwendet wird.