Tipp: Lohnabrechnungsdaten archivieren

Die Daten für 2012 sind nicht mehr änderbar und daher unbedingt zu archivieren; Daten für 2013 können zwar noch geändert werden, aber gesetzliche Vorschriften und Sicherheitsgründe sprechen dafür, auch diese Daten zu archivieren. Nach einer Korrektur des Jahres 2013 müssen Sie diese Daten ggf. noch mal archivieren. Die Archivierung führen Sie mit dem HS Dienstprogramm AO-Schnittstelle durch. Dabei werden die archivierten Dateien in einem Format ausgegeben, das vom Prüfprogramm der Finanzverwaltung gelesen werden kann. So brauchen Sie bei einer Betriebsprüfung den Prüfern nur die archivierten Dateien zur Verfügung stellen.

• Starten Sie die AO- Schnittstelle über Start → Alle Programme (Apps) → HS Dienstprogramme → AO-Schnittstelle.
• Klicken Sie im Menü „Datei“ auf den Befehl „Archivierung durchführen“.
• Wählen Sie im eingeblendeten Fenster Ihre HS Lohnanwendung aus, für die Sie die Daten archivieren wollen, und bestätigen Sie die Auswahl über die Schaltfläche „OK“.
• Wählen Sie anschließend die Datenquelle (Firma) aus, für die Sie die Daten archivieren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ und melden Sie sich im Folgefenster als Benutzer der Datenquelle mit Ihrem Kennwort an.
• Im eingeblendeten Fenster werden die jeweiligen Abrechnungsjahre aufgelistet. Wählen Sie das zu archivierende Abrechnungsjahr aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchführen“
• In dem sich nun öffnenden Fenster überprüfen Sie das Verzeichnis, in dem die Dateien archiviert werden, ändern dies bei Bedarf, erfassen ggf noch einen Kommentar und klicken dann auf die Schaltfläche „Sofort archivieren“.