Vor allem Benutzer, die ihre DMS-Lösung ohne Zugriff auf eine sogenannte Leitanwendung von HS einsetzen
(wie zum Beispiel die HS Finanzbuchhaltung oder das
HS Personalwesen), werden nach dem Wechsel auf die Windows-10-fähige Version 1.40 eine Veränderung bemerken:
Aus dem eigenständigen DMS-Client, der sich
bislang als "nscale Cockpit" präsentiert, wird der "HS Dokumentenmanager Pro". Neben der Bezeichnung ändert
sich auch die Oberfläche geringfügig. Unter anderem
wird es eine leicht bedienbare Kalenderfunktion geben.
Volltextsuche im DMS
Die meisten Benutzer verwalten mit dem
HS
Dokumentenmanagement auch Dokumente, die nicht mit
einer HS- Anwendung erzeugt wurden, zum Beispiel Informationen zu Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Artikeln
oder Projekten. Oft werden solche Dokumente bei
der Ablage jedoch nur rudimentär verschlagwortet. Dies erschwert die spätere Suche. Ab Version 1.40 bietet HS
daher im Neuvertrieb nur noch DMS-Lizenzen an,
die eine Volltextsuche ermöglichen. Damit kann beispielsweise in den PDF-Dokumenten einer Krankenkasse
gezielt nach einzelnen Mitarbeitern gesucht werden, ohne
dass hierfür die Mitarbeiternamen als Schlagwörter hinterlegt sein müssen.
Mit einem DMS vermeidet man den Dateien-Wildwuchs, der in herkömmlichen Dateisystemen oft
herrscht.
Andrea Haudel
Produktmanagement
HS - Hamburger Software
Office-Integration
Häufig werden die zu archivierenden Informationen als e-mail in Microsoft Outlook empfangen oder im
Unternehmen mit Microsoft Word erzeugt. Die optional
erhältliche Office-Integration erleichtert Benutzern des HS DMS künftig, beispielsweise e-mails und deren
Anhänge aus Outlook heraus im Dokumentenmanagement
abzulegen. Die bei der Verschlagwortung übernommenen Standardeigenschaften einer e-mail können später als
Kriterien für die Suche im HS DMS genutzt werden.
Zugriff über Webbrowser
Als Alternative zu den klassischen Windows-Clients sind ab Version 1.40 des HS DMS optional zwei Web-
Clients erhältlich. Die Benutzer können hiermit über
einen beliebigen Webbrowser auf das HS Dokumentenmanagement zugreifen, ohne dass dafür eine Software auf dem
jeweiligen Gerät installiert sein muss. Wird
Zugriff nur für Recherchezwecke benötigt, reicht die kleinere "Guck-und-Druck"-Variante. Für Anwender, die
Informationen im Dokumentenmanagement ablegen oder
Ad-hoc-Workflows in Verbindung mit Dokumenten starten wollen, wird ein leistungsstärkerer Web-Client zur
Verfügung stehen.