Buchungsdifferenzen sind daran zu erkennen, dass in der Buchungsliste der Betrag der Gesamtsumme Soll von
dem Betrag der Gesamtsumme Haben abweicht. Die
häufigsten Ursachen hierfür sind: fehlende oder falsche Buchungszeilen in einer Lohnart, fehlende Konten in
einer Buchungszeile (Konto Soll bzw. Konto Haben)
und falsche Buchungsvorzeichen in einer Lohnart.
Wird bei der Berechnung der Verdienstabrechnung eine Buchungsdifferenz zwischen Soll und Haben
festgestellt, so weist Ihre HS Anwendung Sie im
Abrechnungsprotokoll auf den jeweiligen Mitarbeiter hin. Sie können nun folgendermaßen vorgehen: Ermitteln
Sie im Arbeitsgebiet „Eingabe Verdienstabrechnung“,
welche Lohnarten für den Mitarbeiter abgerechnet wurden. Falls seit der vorhergehenden Abrechnung eine oder
mehrere Lohnarten neu angelegt wurden, überprüfen
Sie zunächst diese auf Fehler.
Falls Sie die Buchungsdifferenz erst bei der Ausgabe der Buchungsliste feststellen, sollten Sie versuchen,
die Fehlerursache einzugrenzen:
- Finden Sie heraus, seit welchem Monat die Differenz besteht. Hierzu können Sie die Buchungslisten für
abgerechnete Monate mit Ihrem HS Programm nochmals
ausgeben.
- Über das Stammdatenänderungsprotokoll bringen Sie in Erfahrung, welche Lohnarten, Buchungszeilen oder
Sachkonten in dem Monat, in welchem die
Buchungsdifferenz auftrat, geändert bzw. erstellt wurden und den Fehler verursacht haben könnten.
Des Weiteren gibt es folgende Listen, die Ihnen Hinweise zur Ursache von Buchungsdifferenzen geben können:
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Auswertungen → Zusätzliche Auswertungen → Summenliste nach Lohnarten — Anhand dieser
Auswertung erkennen Sie, welche Lohnarten in dem
betroffenen Abrechnungsmonat abgerechnet wurden. Nur die hier aufgelisteten Lohnarten können die
Buchungsdifferenz verursacht haben.
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Stammdaten → Lohnarten → Drucken → Druck Lohnartenliste nach Buchungszeile — Diese Liste
zeigt alle Lohnarten pro Buchungszeile. Wenn Sie
den Fehler in einer bestimmten Buchungszeile feststellen, hilft die Liste Ihnen herauszufinden, bei welchen
Lohnarten die besagte Buchungszeile eingetragen
ist.
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Stammdaten → Buchungsangaben → Buchungszeile — Über die Schaltfläche „Drucken“ erhalten
Sie eine Liste zu allen Buchungszeilen und deren
Konten.