Tipp: Altersvorsorge mit der Lohnsoftware von HS automatisiert anlegen

Legen Sie im HS Personalwesen bzw. in der HS Personalabrechnung unter Stammdaten → Sozialversicherung → Altersvorsorge ein Versicherungsunternehmen mit den verschiedenen Formen der Altersvorsorge an. Sie brauchen nur die Formen der Altersvorsorge anzulegen, die tatsächlich abgerechnet werden.

Anschließend legen Sie für den jeweiligen Mitarbeiter in der Liste unter Stammdaten → Personal – Altersvorsorge die entsprechende Altersvorsorge neu an. Wählen Sie im eingeblendeten Fenster Versicherung und Vertragsart aus. Es stehen nur die Vertragsarten zur Auswahl, die Sie für diese Versicherung angelegt haben.

• "Vertrag beginnt zum": Tragen Sie hier den tatsächlichen Beginn des Vertrags ein. Hierüber wird festgelegt, ob der Vertrag vor oder nach dem 01.01.2005 abgeschlossen wurde (abhängig vom Datum sind unterschiedliche weitere Angaben erforderlich).
• "Gültig von": Geben Sie hier den ersten Monat an, in dem der Vertrag mit den darunter erfassten Angaben bei Ihnen abgerechnet werden soll.
• "Beitragsermittlung": Legen Sie hier fest, ob es sich um einen festen Betrag oder um einen Prozentsatz vom SVBrutto handelt.
• "Abrechnungsperiode": Geben Sie in diesem Feld an, ob die Zahlung monatlich oder jährlich erfolgt.
• "Berechnungsart": Legen Sie fest, ob der Mitarbeiter die Altersvorsorge zusätzlich zu seinem normalen Gehalt erhält oder ob für die Zahlung der Altersvorsorge ein Teil seines Gehalts umgewandelt wird. Soll eine Umwandlung erfolgen, können Sie angeben, dass das Gehalt automatisch gekürzt wird. Geben Sie in diesem Fall hierfür eine Lohnart an. Diese Abzugslohnart muss in den Feldern zur Steuer- und SV-Pflicht die gleichen Einstellungen aufweisen wie die Bezugslohnart.

Ein Mitarbeiter will seine Einmalzahlung (Weihnachtsgeld von 500 Euro) in eine Altersvorsorge umwandeln, aber die Höhe der Einmalzahlung reicht für eine Umwandlung in eine jährliche Altersvorsorge (Direktversicherung über 800 Euro) nicht aus. So rechnen Sie ab:

• Erfassen Sie das Weihnachtsgeld in den festen oder variablen Bezügen.
• Legen Sie wie oben beschrieben in den Personalstammdaten die Altersvorsorgeverträge für den Mitarbeiter an. Teilen Sie den umzuwandelnden Betrag dabei in zwei Altersvorsorgeverträge (mit jährlicher Abrechnungsperiode) auf; 1. als "Gehaltsverzicht einmalig" über 500 Euro mit einer Folgelohnart zur Kürzung des Einmalbezugs, 2. als "Gehaltsverzicht laufend" über 300 Euro mit einer Folgelohnart zur Kürzung des laufenden Entgelts.