Bitkom-Studie: Digitales Dokumentenmanagement verdrängt die klassische Briefpost

Der Digital Office Index gibt an, wie weit die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen in den Unternehmen vorangeschritten ist und welche Effekte dadurch entstehen. Die Marktforscher von Bitkom Research haben für die repräsentative Erhebung Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter von 1108 Unternehmen aller Branchen mit einer Größe ab 20 Mitarbeitern befragt.

"Unternehmen, die Dokumente digitalisieren, können effizienter arbeiten", sagt Jürgen Biffar, Vorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. Die klassische Briefpost erzeuge unnötige Kosten für die Unternehmen und die Umwelt. "Diese Kosten lassen sich durch digitale Dokumentenmanagementlösungen erheblich verringern", so Biffar. Ein Anwendungsbereich ist beispielsweise die elektronische Rechnung. Softwarelösungen ermöglichen, Buchhaltungsprozesse rund um das Schreiben von Rechnungen zu automatisieren und auf den Postweg zu verzichten.

Was die Verbreitung von digitalem Dokumentenmanagement betrifft, bestehen zwischen den Branchen Unterschiede: An der Spitze stehen Ver- und Entsorger sowie Telekommunikationsunternehmen, von denen bereits 33 Prozent ihren Schriftverkehr digitalisieren. In der Transport- und Logistikbranche, dem Schlusslicht in der Untersuchung, nutzen dagegen nur 13 Prozent der Unternehmen Lösungen zur digitalen Kommunikation. Die Unternehmensgröße spielt dabei kaum eine Rolle. So haben 29 Prozent der großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern die Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzt – bei kleinen und mittelständischen Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern beläuft sich der Anteil auf 23 Prozent und bei Betrieben mit 20 bis 99 Mitarbeitern auf 26 Prozent.