Elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL) - Informationen für Arbeitgeber

Seit 1. Januar 2011 sind Arbeitgeber nach § 23c Abs. 2 SGB IV verpflichtet, Bescheinigungen, die zur Gewährung von Entgeltersatzleistungen (EEL) erforderlich sind, durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen an die Leistungsträger zu übermitteln.

Aufgrund notwendiger Verfahrensanpassungen konnten die Krankenkassen den ursprünglichen Einführungstermin allerdings nicht einhalten. Bis 30. Juni 2011 durften Arbeitgeber die Entgeltbescheinigungen daher weiterhin in Papierform abgeben.

Mit Wirkung zum 1. Juli 2011 ist die Übergangsregelung abgelaufen. Für die nunmehr endgültig vorgeschriebene elektronische Übermittlung können Arbeitgeber zum Beispiel die Ausfüllhilfe sv.net/classic nutzen.

Aufgrund weiteren Optimierungsbedarfs der Systeme nehmen verschiedene Krankenkassen derzeit zwar immer noch Papiermeldungen an. Die Anlaufschwierigkeiten werden jedoch in absehbarer Zeit behoben sein, und die Krankenkassen werden dann ausschließlich auf elektronische Meldungen und Rückmeldungen setzen.

Unsere Lösung: mehr als nur Bescheinigungen

Die HS Programme zur Lohnabrechnung verfügen über eine komfortable Lösung für folgende EEL-Meldungen:

• Krankengeld
• Kinderpflegekrankengeld
• Mutterschaftsgeld
• Versorgungskrankengeld
• Übergangsgeld: Leistungen zur medizinischen Rehabilitation der Rentenversicherung
• Übergangsgeld: Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben der Rentenversicherung
• Verletztengeld
• Übergangsgeld der Unfallversicherung
• Kinderpflegeverletztengeld
• Übergangsgeld der Bundesagentur für Arbeit

Darüber hinaus können Sie mit unserer EEL-Lösung Anfragen zu Vorerkrankungszeiten Ihrer Mitarbeiter zeitsparend auf elektronischem Weg an die Krankenkassen richten. Die ebenfalls elektronischen Rückmeldungen werden vom HS Programm zur Lohnabrechnung automatisch verarbeitet. So wird verhindert, dass Sie nach Überschreiten der Entgeltfortzahlungsgrenze weiter laufende Bezüge an einen Mitarbeiter zahlen.

Produktinformationen Elektronisches Bescheinigungswesen

Was haben Sie als Arbeitgeber von unserer Lösung?

• Sie brauchen keine Papiermeldungen mehr auszufüllen oder Daten mit Ausfüllhilfen manuell zu erfassen. Dadurch sparen Sie Zeit und vermeiden Erfassungsfehler.
• Sie optimieren Ihre Abläufe, z.B. bei der Bearbeitung von Krankmeldungen: Durch elektronische Anfragen bei den Krankenkassen zu Vorerkrankungen Ihrer Mitarbeiter und durch die automatische Übertragung der Krankenkassen-Rückmeldungen in Ihr HS Personalwesen bzw. Ihre HS Personalabrechnung sparen Sie wertvolle Arbeitszeit ein (siehe Beispiel unten
• Als HS Kunde mit gültigem Vertrag für das Erweiterungsmodul Elektronisches Bescheinigungswesen können Sie die zusätzlichen Funktionen ohne Mehrkosten nutzen.

Beispiel Mitarbeiter-Krankmeldung: Optimieren Sie Ihre Prozesse und gewinnen Sie Zeit

Die Bearbeitung einer Krankmeldung läuft bisher typischerweise folgendermaßen ab:

1. Sie erhalten eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Ihrem Mitarbeiter
2. Sie prüfen, ob die Entgeltfortzahlungsgrenze erreicht werden könnte. Wenn ja, stellen Sie eine Anfrage nach Vorerkrankungen mit gleicher Ursache bei der Krankenkasse des Mitarbeiters – unabhängig davon, ob es sich um eine vermeintliche Erst- oder eine ausgewiesene Folgebescheinigung handelt
3. Sie legen sich den Vorgang auf Termin und warten auf eine Rückmeldung der Krankenkasse. Ggf. müssen Sie nachhaken
4. Sie übertragen die telefonische oder schriftliche Antwort in Ihre Anwendung
5. Sie legen das Schreiben oder die Telefonnotiz in der Personalakte des Mitarbeiters ab

Wird die Entgeltfortzahlungsgrenze tatsächlich überschritten...

• erhalten Sie eine Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Krankengeld,
• die Sie entweder per Hand oder über eine Ausfüllhilfe im Internet ausfüllen und an die Krankenkasse zurücksenden
• Zudem passen Sie im Lohnabrechnungsprogramm die laufenden Bezüge des Mitarbeiters an

Für die oben genannten Arbeitsschritte kommt insgesamt leicht eine Bearbeitungszeit von 40 bis 60 Minuten zusammen. Mit unserer EEL-Lösung erledigen Sie die Aufgaben dagegen weitgehend automatisch. Dadurch sparen Sie bei der Bearbeitung eines Falls, in dem die Entgeltfortzahlungsgrenze erreicht werden könnte, 30 bis 50 Minuten.

Gemeinsam mit einem unserer Kunden (98 Mitarbeiter, 70 unterschiedliche Bescheinigungen jährlich) haben wir zudem den Zeitaufwand für die Erstellung aller anfallenden Bescheinigungen ermittelt. Dabei haben wir berücksichtigt, dass einige Teilprozesse mit Ausfüllhilfen und andere weitgehend manuell erledigt wurden.

Die Aufwandsanalyse hat gezeigt, dass früher viel Zeit in administrative Prozesse investiert wurde, die dem Unternehmen an anderer Stelle, etwa bei der strategischen Personalarbeit, fehlte. Mit unserer Personalwirtschaftslösung gewinnt der Kunde nun - allein bei der Erstellung von Bescheinigungen - jährlich rund 23 Stunden Arbeitszeit.