Digitale Personalakte: Elektronik statt Papier

In vielen Personalabteilungen sieht es ähnlich aus: Papier wohin das Auge blickt, überfüllte Aktenschränke. Sogar HR-Profis verlieren da mitunter den Überblick – und viel Zeit. Untersuchungen zufolge verbringen Personaler jeden Monat mehrere Tage mit Aktenpflege und Informationssuche. Für die Personalarbeit ist es jedoch wichtig, dass die Akteninhalte (z. B. Zielvereinbarungen oder Unterlagen zu Mitarbeitergesprächen) schnell verfügbar sind. Mithilfe der digitalen Personalakte von HS lässt sich das realisieren. Die Software verringert den administrativen Aufwand und verschafft den Personalern Zeit für strategische Aufgaben wie die Personalentwicklung.

Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Personalakte gegenüber einem papiergebundenen Archiv besteht darin, dass sie den Weg zur Information erheblich verkürzt. Anstatt zum Aktenschrank gehen zu müssen, greifen die Benutzer über Berechtigungsprofile ortsunabhängig und gegebenenfalls zeitgleich auf die ihnen zugeordneten Inhalte zu. Da alle relevanten Daten systematisch und zentral gespeichert sind, gibt es keine unvollständigen Akten mehr – etwa weil Teile davon zum Kopieren, zur Bearbeitung oder zur Erstellung von Statistiken entnommen wurden. Mithilfe der Suchfunktionen der Software lässt sich zudem jedes Dokument zügig finden. Dies hilft der Personalabteilung, Mitarbeiterrückfragen zu beantworten. AußerAußerdem können Informationen für die Führungskräfte und die Geschäftsleitung schneller zur Verfügung gestellt werden. Im Papierarchiv müssten die Personaler hierzu erst einmal Aktenordner wälzen.

"Die digitale Personalakte ist dem Papierarchiv in jeder Hinsicht überlegen: Sie beschleunigt die Abläufe, spart Platz und senkt dadurch die Kosten."

Christian Seifert, Produktmanagement

HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG

Auch die Dokumentenablage kostet Personalabteilungen, die noch papiergebunden archivieren, viel Zeit. Vor allem die Lohnabrechnung produziert laufend neue Unterlagen, die revisionssicher aufzubewahren sind. Mit der digitalen Personalakte von HS lässt sich der Archivierungsprozess automatisieren. Hierzu wird die Software in das HS Personalwesen integriert, sodass alle firmen- und mitarbeiterbezogenen Drucke aus der Lohnabrechnung (Verdienstabrechnungen, Beitragsnachweise, Lohnsteuerbescheinigungen usw.) direkt bei ihrer Entstehung kategorisiert, verschlagwortet und archiviert werden.

Eine der zentralen Herausforderungen im HR-Bereich ist der datenschutzgerechte Umgang mit sensiblen Informationen. Die Papierarchivierung hat hier gegenüber der digitalen Personalakte klar das Nachsehen. So besteht bei jedem Aktentransport das Risiko, dass Unbefugte Einsicht in Dokumente erhalten. Außerdem lässt sich kaum kontrollieren, wer sich in welchem Umfang Kopien anfertigt. Mit der elektronischen Lösung entfallen solche Risiken. Zum einen brauchen die Akten nicht mehr händisch herausgegeben zu werden, zum anderen bietet die Software die Möglichkeit, verschiedenen Benutzern unterschiedliche Schreib- und Leserechte zuzuordnen.

Für die Einführung der digitalen Personalakte sprechen zu guter Letzt auch Kostenaspekte: Die Automatismen der Lösung entlasten die qualifizierten Mitarbeiter der Personalabteilung von wenig anspruchsvollen, aber oft zeitraubenden Routineaufgaben. Dadurch werden Kapazitäten frei, die deutlich wertschöpfender eingesetzt werden können, etwa im Bereich der Personalentwicklung, des Recruitings oder der Führungskräfteberatung. Darüber hinaus sparen Arbeitgeber infolge des verringerten Flächenbedarfs Archivkosten ein und senken ihre Ausgaben für Papier und Druckermaterial.