HS Auftragsbearbeitung – die Neuerungen der Version 2.90

Die seit Anfang 2015 geltenden GoBD schreiben vor, dass Änderungen bzw. Löschungen von Stammdaten zu protokollieren sind. Die HS Programme zur Auftragsbearbeitung werden Unternehmen bei der Umsetzung dieser Vorgabe künftig unterstützen, indem sie Änderungen und Neuanlagen von Stammdaten der Waren­wirtschaft aufzeichnen. Im neuen Arbeitsgebiet Stamm­daten­änderungsprotokoll können die Anwender festlegen, für welche Stammdaten sie diese Aufzeichnungen wünschen. Daraufhin werden die ausgewählten Änderungen und Neuanlagen mit Benutzername und Zeitstempel protokolliert. Das Protokoll bietet flexible Nutzungsmöglichkeiten: Die Anwender können sich beispielsweise für ausgewählte Felder die geänderten Daten anzeigen lassen und diese drucken. Für weitere Selektionen, Suchen oder Sortierungen lässt sich das Protokoll unter anderem nach Microsoft Excel exportieren. Das Stammdatenänderungsprotokoll ist darüber hinaus auch in die jeweiligen Arbeitsgebiete der Warenwirtschaftssoftware integriert. So kann zum Beispiel bei der Bearbeitung von Kundenstammdaten über eine Schaltfläche auf die Änderungshistorie für diesen Kunden zugegriffen werden.

Neben der Festlegung der Skonto- und Nettofälligkeit von Rechnungsbeträgen in Tagen oder mit Datum können künftig auch gemischte Zahlungsbedingungen eingerichtet werden, um beispielsweise kurze Skontofristen und längere Zahlungsziele zu gewähren. Über drei auf das Belegdatum bezogene Fälligkeitsstufen lässt sich festlegen, an welchem Datum der Rechnungsbetrag skonto- und in wie vielen Tagen er nettofällig wird.

Mit der Version 2.90 erhalten die HS Programme zur Auftragsbearbeitung zusätzliche Möglichkeiten, die Layouts von Verkaufs-, Einkaufs- und Fertigungsbelegen zu gestalten. Zum einen stehen künftig neue Drucktexte und Platzhalter zur Verfügung, die für den Text der Artikelpositionen verwendet werden können – beispielsweise Fremdartikelnummer, Intrastat-Warennummer und benutzerdefinierte Felder von Belegpositionen. Zum anderen stehen weitere Spalten für den Belegdruck zur Auswahl, wie zum Beispiel Artikelkurz­bezeichnung, EAN/GTIN und Kostenstellen/Kostenträger.

Im Modul Stückliste wird es ab Version 2.90, analog zu anderen HS-Anwendungen, möglich sein, spezifische Informationen zu einer Stückliste in bis zu 15 benutzerdefinierten Feldern zu hinterlegen – zum Beispiel auch für Informationen aus der Konstruktion. Darüber hinaus können die benutzerdefinierten Felder in Artikelabfragen zur Eingrenzung verwendet werden, und sie stehen in den Druckvor­lagen der Verkaufs-, Einkaufs- sowie Fertigungsbelege zur Verfügung. Künftig können in der Struktur der Stückliste alle Preise angezeigt werden, sodass sich Einkaufs- und Verkaufspreise gegenüberstellen lassen. Durch den Export der Strukturansicht nach Excel lässt sich schnell eine aussagekräftige Übersicht drucken.

Anwender des Fertigungsmoduls können künftig im Fer­tigungsbeleg Positionen einfügen und löschen. Dies ist beispielsweise dann hilfreich, wenn sich im Fertigungsprozess herausstellt, dass von der bestehenden Materialstückliste abgewichen werden muss. Zudem kann aus einem Fertigungsauftrag direkt eine Materialentnahme oder eine Fertigmeldung erstellt werden. Und weil die Datenauswahlen mehr Informationen anzeigen und eine gezieltere Auswahl ermöglichen, lassen sich Arbeitspläne künftig schneller erstellen.