Hand und PC-Tastatur
19.08.2015 // PRODUKT-WELT

Tipp: Mahnungen per e-mail versenden und automatisch archivieren

Mit den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung lassen sich Mahnungen per e-mail versenden und mit der Archivlösung von HS sicher archivieren.

HS Finanzwesen

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Einstellungen für den Versand
  • Klicken Sie im Arbeitsgebiet Extras → Einstellungen auf "Versand/Server". Geben Sie die Einstellungen für das SMTP-Versandverfahren ein.
  • Klicken Sie auf "Weiter" und wählen Sie als Versandweg "per E-Mail" aus. Erfassen Sie außerdem die Angaben zu Layout, Absender und Betreff.
  • Aktivieren Sie die Funktion "E-Mail zusätzlich als Blindkopie senden", um eine Kopie an Ihr Postfach zu senden. Stellen Sie zudem als Alternative "Druck" ein, damit die Mahnung ausgedruckt wird, falls keine e-mail-Adresse hinterlegt ist.
Einstellungen für die Archivierung
  • Klicken Sie im Arbeitsgebiet Extras → Einstellungen auf "Dokumentenablage/Dokumentenarten – Archivierung".
  • Überprüfen Sie, ob für die Dokumentenart "Mahnung – Erstellen" ein Ordner für die Ablage vorhanden ist. Falls nicht, klicken Sie auf "Dokumentenablage/Ablagesystem" und anschließend auf die Schaltfläche "Vorbesetzung übernehmen".
Mahnlauf durchführen
  • Erstellen Sie im Arbeitsgebiet Belege → Mahnung Ihre Vorschlagsliste und klicken Sie auf "Erstellen".
  • Auf den Registerkarten "Druckeinstellung" und "E-Mail" können Sie die Einstellungen prüfen und bei Bedarf anpassen. Sind alle Angaben wunschgemäß hinterlegt, starten Sie die Ausgabe über "Ausgeben/Schließen".
  • Die Mahnungen werden archiviert und anschließend per e-mail versendet.
  • Sollte für einen Kunden keine e-mail-Adresse hinterlegt sein, wird die Mahnung ausgedruckt und zudem elektronisch archiviert.
  • Standardmäßig werden die Mahnungen im Arbeitsgebiet Abfragen → Dokumente unter Dokumentenablage → Kunde → Kundennummer → Mahnungen abgelegt.
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