Die wichtigen Zahlen auf dem Schirm haben

Mit der Steuerung eines Unternehmens verhält es sich in gewisser Weise wie mit der Navigation eines Schiffs: Die Entscheider an Bord müssen jederzeit wissen, ob sie auf Kurs sind. Daher benötigen die Unternehmenslenker an Land, ebenso wie ihre Pendants zu Wasser, laufend aktuelle und verlässliche Informationen, um Abweichungen zu erkennen. Die entsprechenden Unternehmensdaten aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen ist Aufgabe des Berichtswesens, auch Reporting genannt. In größeren Unternehmen kümmert sich in der Regel eine spezialisierte Controllingabteilung um die Berichtserstellung, in kleinen und mittelgroßen Betrieben hingegen ist üblicherweise die Buchhaltung dafür zuständig. Dort setzt man zwar meist eine Finanzbuchhaltungssoftware ein, die Berichte erstellen die Mitarbeiter jedoch oft mithilfe herkömmlicher Office-Programme wie zum Beispiel Excel. Dies erfordert viel Handarbeit und kostet Zeit. Außerdem kann es zu Problemen kommen, wenn der mit der Pflege der Eigenbaulösung vertraute Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Wer seinen Aufwand verringern und auf Nummer sicher gehen will, setzt für das Reporting ein Werkzeug ein, das in die Finanzbuchhaltungssoftware integriert ist – wie das Erweiterungsmodul Berichte von HS. Mithilfe dieser Software können Anwender des HS Finanzwesens und der HS Finanzbuchhaltung ihre Buchhaltungsdaten nach individuellen Vorgaben aufbereiten. Hierzu greift das Modul auf den Datenbestand der Finanzbuchhaltungssoftware zu, sodass keine Daten manuell zusammengetragen werden müssen. Die Auswertungsmöglichkeiten reichen von Standardberichten wie Bilanz und GuV über kurzfristige Erfolgsrechnungen und Cashflow-Analysen bis hin zu Vorjahresvergleichen und Plan-Ist-Vergleichen. Zahlreiche Berichte werden als Vorbesetzung mitgeliefert. Darüber hinaus lässt sich über die Abfragefunktion eine unbegrenzte Anzahl von individuellen Listen und Tabellen erstellen, beispielsweise zu Kunden- und Lieferantenstammdaten, offenen Posten oder Belegdaten.

Das Berichte-Modul versetzt die Buchhaltung in die Lage, der Unternehmensführung jederzeit und mit geringem Aufwand aussagekräftige, detaillierte Berichte zu den gewünschten Finanzdaten zur Verfügung zu stellen. Insbesondere für die langfristige strategische Planung sind diese Informationen unverzichtbar. Im Tagesgeschäft sind häufig aber auch schnelle geschäftliche Entscheidungen zu treffen. Da bleibt mitunter keine Zeit dafür, aus Tabellen und Listen die relevanten Kennzahlen herauszulesen. Zudem sind auch die Mitarbeiter in der Buchhaltung darauf angewiesen, sich zügig einen Überblick über das Geschehen, etwa auf den Konten, verschaffen zu können.

Viele Anwender des HS Finanzwesens und der HS Finanz­buchhaltung lösen das Problem, indem sie das HS-Modul Cockpit Pro nutzen. Das Modul greift ebenfalls auf den Datenbestand der Fibu zu und stellt die für die Buchhaltung und das Management wichtigen Daten grafisch dar. Im Dashboard (engl. für Armaturenbrett) erhalten die Anwender in Diagrammform alle wichtigen Informationen zur finan­ziellen Situation des Unternehmens. Ampelsymbole und Trendpfeile zeigen ihnen auf einen Blick, ob sich bei den ausgewählten Kennzahlen alles im grünen Bereich bewegt. Auf diese Weise werden Schwachstellen und Potenziale frühzeitig erkannt. Eine Liquiditätsvorschau, die bis zu 90 Tage umfasst, gibt zudem Planungssicherheit.

Das Cockpit Pro punktet jedoch nicht nur mit Schnelligkeit und Übersichtlichkeit, es kann auch in die Tiefe gehen: Erscheinen dem Buchhalter zum Beispiel bestimmte Werte, die im Dashboard angezeigt werden, überprüfungsbedürftig, so kann er mithilfe der Drill-Down-Funktion direkt auf die zugehörigen Buchungsinformationen zugreifen – und zwar ohne dafür das Arbeitsgebiet zu verlassen. Das Hineinzoomen bis hinunter zur Buchungsebene erspart somit Aufwand und gewährleistet Übersicht.