Braucht ein Heimwerker ein paar Schrauben, geht er üblicherweise in den Baumarkt und wird dort fündig. Profis haben da meistens deutlich höhere
Anforderungen ans Sortiment – sie beziehen ihr Material deshalb von Großhändlern wie der alstertaler schrauben & präzisionsteile lothar mewes gmbh (im
Folgenden: Alstertaler Schrauben). Das Hamburger Unternehmen führt jedes erdenkliche Verbindungselement für die verschiedensten branchenspezifischen
Anforderungen – von Achsklemmringen über Dübel, Muttern, Scheiben, Schrauben und Splinte bis zu Zierkappen und Zylinderkerbstiften.
Kundenorientierung mit Präzision
Das inhabergeführte Unternehmen handelt jedoch nicht nur mit Schrauben und Präzisionsteilen, es bietet auch die Herstellung kundenindividueller Teile in
Klein-, Mittel- und Großserien an. Hierbei stehen verschiedenste Fertigungsverfahren und Materialien zur Verfügung, um Kundenwünsche zu erfüllen. Auf diese
Weise entsteht ein schier grenzenloses Portfolio mit zahllosen Variationsmöglichkeiten. Die Herstellung individueller Produkte ist aber nur ein Teil des
Leistungsspektrums. Auf Wunsch der Kunden übernimmt Alstertaler Schrauben zusätzlich die Lagerhaltung der kundenindividuellen Teile. Dazu wird gemeinsam mit
den Kunden ein kostenoptimierter Prozess mit Verbrauchszyklen, Meldebestand, Bestellmenge etc. erarbeitet. Und auch die Logistik übernimmt das Hamburger
Unternehmen: Die Produkte werden weltweit termingenau in die Fertigungshallen der Kunden geliefert – oder mitunter schon einmal direkt auf eine Baustelle im
Ausland.
Bestände und Prozesse im Blick
Das Geschäftsmodell funktioniert gut, es bringt jedoch unternehmerische Herausforderungen mit sich: Die rund 25 000 Kunden, die Alstertaler Schrauben im In-
und Ausland betreut, verlassen sich darauf, dass ihre Teile dann zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden. Das schafft einerseits eine starke
Kundenbindung, andererseits birgt der hohe Individualisierungsgrad der Produkte Risiken. "Die Teile sind so speziell, dass kein anderer Kunde mit ihnen etwas
anfangen kann", erläutert Sebastian Wotke, Projektleiter im Verkauf. Fällt ein Kunde beispielsweise aufgrund von Insolvenz aus, muss der Hersteller alle für
diesen Kunden bevorrateten Teile abschreiben, denn die Berechnung erfolgt stets erst nach dem Abruf der Ware. Es gilt also, die Bestände und Prozesse genau im
Blick zu behalten, auch über mehrere Lagerplätze hinweg. Hierzu nutzt das Unternehmen die Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung.
Mit der HS Auftragsbearbeitung haben wir volle Transparenz über die Bestände, Verbräuche und weitere Daten.
Sebastian Wotke
Alstertaler Schrauben GmbH
"Die HS Auftragsbearbeitung ist für uns in verschiedenen Bereichen von sehr großem Wert", sagt Sebastian Wotke. "Zum einen natürlich im Bereich der
Lagerhaltung. Hier erhalten wir mithilfe des Systems volle Transparenz über die Bestände, Verbräuche und weitere Daten. Das Modul Stückliste kommt beim
Auffüllen der Bestände zum Einsatz, wenn zum Beispiel DIN-Teile regelmäßig kundenindividuell umgearbeitet werden oder Teile in bestimmter Weise nach
Kundenvorgabe zu kombinieren sind – also etwa 1 Schraube, 2 Scheiben und 1 Mutter." Auch für seine vertrieblichen Aufgaben setzt der Projektleiter die
Anwendung ein: "Zur Steuerung des Vertriebs nutzen wir die Berichtsmöglichkeiten der HS Auftragsbearbeitung. Wir sehen uns die aktuellen Umsätze und deren
Entwicklung an, analysieren Ausreißer etc." Hierbei helfen insbesondere die komplexeren Umsatzberichte, die von einem HS-Partner nach Vorgaben des Kunden
erstellt wurden. Zudem unterstützt die Software beim Verkauf ins Ausland: Mit der Anwendung lassen sich Fremdsprachen und Fremdwährungen verarbeiten und die
vorgeschriebenen Intrastat-Meldungen schnell erledigen.
Effiziente Arbeitsabläufe in der Buchhaltung
Im Bereich Finanzbuchhaltung verlässt sich Alstertaler Schrauben ebenfalls auf Software von HS. Mithilfe der HS Finanzbuchhaltung erstellt die
Buchhaltungsabteilung, neben den Standardberichten BWA, GuV und Bilanz, regelmäßig weitere monatliche Berichte für die Geschäftsführung. Buchhalterin Irina
Wagner schätzt die Reportingmöglichkeiten der Anwendung sehr: "Dank der Auswertungsfunktionen sind wir jederzeit auskunftsfähig gegenüber der
Unternehmensleitung und können quasi auf Knopfdruck kaufmännische Transparenz herstellen. Aufgrund der einfachen und komfortablen Bedienung des Programms gehen
die buchhalterischen Arbeitsabläufe zudem zügig vonstatten."
Dank der Reportingfunktionen der HS Finanzbuchhaltung haben wir die kaufmännische Entwicklung immer im Blick.
Irina Wagner
Alstertaler Schrauben GmbH
Zeit sparen die Anwender auch bei der Archivierung von Rechnungen. "Seit 2014 legen wir keine Ausgangsrechnungen mehr in Papierform ab, sondern archivieren
sie automatisch im Dokumentenmanagementsystem von HS. Das beschleunigt die Ablage enorm. Außerdem können wir schnell auf archivierte Rechnungen zugreifen",
erläutert Irina Wagner. Die Eingangsrechnungen zum Materialeinkauf werden in der HS Auftragsbearbeitung aus den Wareneingangsscheinen erzeugt und an die
HS Finanzbuchhaltung zur Buchung übergeben. "Dabei achten wir darauf, dem Beleg sowohl die interne Nummer als auch die Fremdbelegnummer mitzugeben. Andere
Eingangsrechnungen werden direkt in der HS Finanzbuchhaltung gebucht", so die Buchhalterin weiter. Mit den Erfassungsmöglichkeiten in der Anwendung ist
sie zwar zufrieden, perspektivisch möchte sie jedoch dazu übergehen, auch per e-mail eingehende Eingangsrechnungen automatisch zu verarbeiten. „Dieser Prozess
ist bei uns aber noch im Aufbau", sagt Irina Wagner – und sie fügt an: "Zu gegebener Zeit werden wir hier sicherlich wieder auf das Know-how von HS
zurückgreifen."
Kompletter
Anwenderbericht
Weitere Informationen zum Unternehmen:
www.alstertaler.de