Aktenordner, Hängemappen, Ausdrucke: Im Büro von Thomas Kittelberger, Personalsachbearbeiter beim BRAUN Möbel-Center, ist Papier noch allgegenwärtig. „Es
wird langsam eng“, sagt er. Im Archiv sehe es ähnlich aus. Pro Jahr kommen in der Personalverwaltung des Unternehmens rund 60 Aktenordner mit
aufbewahrungspflichtigen Dokumenten dazu. „Viele Personalakten sind außerdem mittlerweile so dick, dass ich lange blättern muss, bis ich die gesuchte
Information finde“, berichtet Kittelberger. Ein anderes Problem: „Wir haben zehn Standorte, und natürlich müssen auch die Filialen auf die Personalakten
zugreifen können. Aus Gründen der Praktikabilität und der Datensicherheit möchten wir die Akten jedoch nicht aus der Hand geben“, so der
Personalsachbearbeiter.
Digitale Personalakte von HS eingeführt
Um die Situation zu verbessern, entschieden sich Geschäftsführer Matthias Bader und Personalleiter Christoph Bürker vor geraumer Zeit für die Einführung
einer elektronischen Aktenverwaltung. Von einer Werkstudentin ließ man sich ein Anforderungsprofil erstellen. Anschließend schaute sich Personalprofi
Kittelberger verschiedene Systeme an. Nach eingehender Prüfung entschied sich die Unternehmensleitung für die Digitale Personalakte von HS. „Ausschlaggebend
war zum einen, dass die Software funktionell unseren Vorstellungen entspricht und leicht bedienbar ist. Zum anderen machen wir mit der Lohnsoftware und dem
Support dieses Herstellers bereits seit Jahren positive Erfahrungen“, sagt Thomas Kittelberger. Zur Installation und Einrichtung der digitalen Personalakte kam
ein Mitarbeiter von HS an vier Tagen ins Haus. Insgesamt dauerte der Einführungsprozess knapp 14 Tage. „Die Beratung und Betreuung waren sehr gut, zügig und
kompakt“, erinnert sich der Personalsachbearbeiter.
Bislang ein Drittel der Bestandsakten digitalisiert
Unmittelbar nach der Installation begann Thomas Kittelberger damit, neue Dokumente mit der Digitalen Personalakte zu archivieren. Von den circa 1.000
bestehenden Akten in Papierform hat er bislang etwas mehr als ein Drittel digitalisiert. „Wir scannen selbst, weil jede Akte gelesen und dabei Unwichtiges
entfernt werden muss. Das mache ich lieber eigenhändig“, sagt er. Nachdem er die Unterlagen von Eisen befreit und vorsortiert hat, scannt Kittelberger sie mit
einem Multifunktionsgerät von Lexmark. Mit Unterstützung durch HS wurde das Gerät so programmiert, dass die Scan-Dateien automatisch in den vorher festgelegten
Dokumentenordnern gespeichert werden. Bei den ersten 350 Personalakten hatte ihn die Werkstudentin unterstützt, inzwischen erledigt er den Job alleine. „Für
das Scannen der restlichen 650 Akten rechne ich mit drei Monaten. Zu zweit würde sich die Zeit halbieren“, so Kittelberger. Die Papieroriginale bewahrt die
Personalabteilung vorerst auf. „Nachdem alles gescannt worden ist, wollen wir zunächst drei Monate lang digital arbeiten, um sicherzugehen, dass wir keine
Dokumente vergessen haben“, erläutert der Personaler.
"Mit der digitalen Personalakte findet man immer schnell, was man sucht."
Thomas Kittelberger
BRAUN Möbel-Center GmbH & Co. KG
Ressourcenschonung und Zeitersparnis
Auch wenn ein großer Teil der Personalakten noch gescannt werden muss – die Vorzüge der digitalen Lösung gegenüber dem Papierarchiv zeichnen sich bereits
ab. „Ich schätze, dass wir jährlich rund 25.000 Blatt Papier plus entsprechendes Druckermaterial einsparen“, sagt Kittelberger. Noch wichtiger ist ihm und der
Unternehmensleitung allerdings der Aspekt Prozessoptimierung. Ohne Medienbruch kann das Unternehmen nun die Dokumente aus der Lohnsoftware HS Personalwesen
automatisiert archivieren. Des Weiteren beschleunigt sich der Informationszugriff erheblich. „Mit der Digitalen Personalakte weiß man immer sofort, wo man
nachschauen muss. Die Dokumente werden zudem übersichtlicher dargestellt, als das in einem Aktenordner möglich ist“, so der Personaler. Weiterer Vorteil: Es
können mehrere Nutzer gleichzeitig und von verschiedenen Stand-orten aus auf die Akten zugreifen. Derzeit besteht der Nutzerkreis aus drei Anwendern in der
Personalabteilung sowie aus Geschäftsführer Bader und Personalleiter Bürker. Wenn alles gescannt worden ist, werden künftig auch die Filialgeschäftsführer die
Akten ihrer Mitarbeiter im System sehen können.
In Vorbereitung: Bewerbermanagementsystem
Mit der Digitalen Personalakte will das BRAUN Möbel- Center im personalwirtschaftlichen Bereich aber nicht nur den Status quo verbessern, sondern auch die
Grundlagen für weiteres Wachstum schaffen. Bis 2015 soll in Offenburg ein neues Wohnkaufhaus entstehen, für das der Möbelhändler 250 Mitarbeiter einstellen
will. Die elektronische Aktenverwaltung ist eine wichtige Voraussetzung, um den erwarteten Mehraufwand bewältigen zu können. Darüber hinaus beabsichtigt das
Unternehmen, auf die Digitale Personalakte ein Bewerbermanagementsystem von HS aufzusetzen. Dieses soll die Anlage der Mitarbeiterstammdaten und die
Korrespondenz mit Bewerbern erleichtern. Thomas Kittelberger: „Ich gehe davon aus, dass uns HS auch hier eine optimal konfigurierte Lösung zur Verfügung
stellen wird.“
Kompletter Anwenderbericht
Weitere Informationen zum Unternehmen:
www.braun-moebel.de