Der DGV hat seine Finanzbuchhaltung und Rechnungsschreibung seit rund 20 Jahren mit Software von HS effizient und sicher im Griff. Immer wieder hat der
Verband die modularen Anwendungen dabei funktionell erweitert. Der jüngste Schritt erfolgte vor einigen Monaten mit der Einführung der HS Archivlösung.
Aufgabe: Optimierung der Ablage
„Wir schreiben jährlich etwa 3.000 Rechnungen an unsere rund 840 Mitglieder, zum Beispiel für die Jahresbeiträge der Golf- Clubs oder für DGV-Ausweise, die
wir ausgestellt haben“, berichtet Melanie Kruck, Leiterin Rechnungswesen und Controlling beim DGV. Jahrelang nutzte der Verband hierzu das Programm HS
Auftragsmanager. „Damit waren wir auch sehr zufrieden, allerdings wurde die Ablage immer aufwendiger“, erzählt Melanie Kruck.
Lösung: elektronische Archivierung
Die Buchhaltungsleiterin suchte daher eine Alternative zur Papierablage und informierte sich über die von HS als Erweiterungsmodul angebotene Archivlösung.
Nach einer kurzen Prüfphase fiel die Entscheidung: „Mitte 2013 haben wir die Software eingeführt und sind zugleich vom HS Auftragsmanager auf die größere HS
Auftragsbearbeitung umgestiegen. Dies war Voraussetzung für den Einsatz der Archivlösung“, so Melanie Kruck. Um die Belegbilder direkt im HS Finanzwesen sehen
zu können, bestellte der DGV das Archivmodul für diese Anwendung gleich mit. Die Einführung des Systems lief nach Angaben der Buchhalterin reibungslos: „Wir
hatten eine kurze Onlineunterstützung, um zu überprüfen, ob alle Verbindungsdaten richtig eingestellt waren, und dann lief es einfach.“
"Mit dem Jahresabschluss waren wir diesmal noch zügiger als sonst fertig, weil wir die Journale nicht drucken mussten, sondern
gleich elektronisch archivieren konnten."
Melanie Kruck
Deutscher Golf Verband e.V.
Nutzen: geringerer Papierverbrauch und Zeitersparnis
„Allein bei der Rechnungsablage sparen wir gut zehn Ordner Papier pro Jahr ein“, beziffert Melanie Kruck einen Vorzug der elektronischen Archivierung. Ein
weiterer Vorteil ist, dass vieles nun schneller geht: Wenn etwa ein Kunde eine Rechnungskopie anfordert, finden die Mitarbeiter des DGV das gewünschte Dokument
mit wenigen Mausklicks – ohne Aktenordner wälzen zu müssen. „Hinzu kommt, dass wir mit dem Jahresabschluss in der Finanzbuchhaltung diesmal noch zügiger als
sonst fertig waren, da wir die Journale nicht mehr drucken mussten, sondern bequem elektronisch archiviert haben“, berichtet die Buchhaltungsleiterin.
Hilfreich findet sie auch die automatische Versionierung durch das System: „Wenn ich einen Bericht aus dem HS Finanzwesen bearbeite, geht die aktualisierte
Fassung ins Archiv, aber mir stehen zudem automatisch noch die vorherigen Versionen zur Verfügung.“ Das Resümee der Controllerin fällt uneingeschränkt positiv
aus: „Die Investition hat sich unbedingt gelohnt. Selbst in Anbetracht des notwendigen Wechsels auf die HS Auftragsbearbeitung hat sich die Archivlösung
hinsichtlich Zeitersparnis und Nervenschonung schon x-fach bezahlt gemacht. Wir sind begeistert.“
Kompletter Anwenderbericht
Weitere Informationen zum Verband:
www.golf.de/dgv