HS Auftragsbearbeitung: Mit elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format Geld und Zeit sparen

ZUGFeRD ist auf dem Vormarsch: Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen möchten ihre Rechnungsstellung mithilfe des einheitlichen Standardformats digitalisieren und dadurch ihre Prozesse optimieren und die Kosten senken. Der Hersteller HS - Hamburger Software hat sein Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung daher um ZUGFeRD-Funktionen erweitert.

Die HS Auftragsbearbeitung ermöglicht den Benutzern, Ausgangrechnungen, Rechnungskorrekturen und Wertgutschriften im ZUGFeRD-Format (Comfort-Profil) zu erstellen. Dabei fasst sie die Rechnungsdaten, als strukturierte XML-Datei, gemeinsam mit dem Belegbild in einer PDF/A-3-Datei zusammen. Das verwendete XML-Format bietet den Vorteil, dass Finanzbuchhaltungsprogramme die ZUGFeRD-Rechnungen auch ohne OCR-Erkennung halbautomatisch vorkontieren können. Dies beschleunigt die innerbetrieblichen Abläufe und hilft, Fehler zu vermeiden. Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD liegt in der Kostenersparnis: Laut Bundeswirtschaftsministerium senken Unternehmen ihre Ausgaben durch die Digitalisierung allein beim Rechnungsausgang um rund 10 Euro je Rechnung.

Zur Kostenersparnis trägt bei, dass die Druck- und Portokosten entfallen. Die mit der HS Auftragsbearbeitung erstellten Rechnungen lassen sich in Form einer angehängten PDF/A-3-Datei per E-Mail direkt versenden. Weitere Dateien, wie zum Beispiel Leistungsbeschreibungen und allgemeine Geschäftsbedingungen, können ebenfalls in die Rechnungsdatei eingebettet werden. Der Empfänger erhält somit eine E-Mail mit nur einem Anhang. Bei Bedarf kann er die einzelnen Dateien extrahieren und separat ablegen.

Bei der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gilt der umsatzsteuerrechtliche Grundsatz, dass Belege stets im Originalformat zu archivieren sind. Versender und Empfänger sind deshalb verpflichtet, elektronische Rechnungen nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz: GoBD, digital aufzubewahren. Hierbei muss die Unversehrtheit des Inhalts für die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Benutzer der HS Auftragsbearbeitung können diese Vorgaben mithilfe des HS Dokumentenmanagement umsetzen. Das System ermöglicht eine GoBD-konforme Aufbewahrung, indem es sämtliche ZUGFeRD-Belege und die ergänzenden Rechnungsbestandteile, die für einen Vorsteuerabzug relevant sind, beim E-Mail-Versand automatisch und unveränderbar als PDF/A-3-Datei archiviert.

Über HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG: HS - Hamburger Software ist ein führender deutscher Hersteller von ERP-Software. Seit 1979 entwickelt und vertreibt das Unternehmen systemgeprüfte, branchenunabhängige Programme für die Bereiche Auftragsbearbeitung/Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft. Mehr als 26.000 Kunden in Deutschland und Österreich – vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen – setzen auf die Produkte von HS. Monatlich werden über 1.000.000 Löhne und Gehälter mit der Software abgerechnet. Umfassender Support durch eine der größten Hotlines für betriebswirtschaftliche Software in Deutschland rundet das Angebot des Herstellers ab.