Effiziente Archivierung von Dokumenten aus der Personalabrechnung

HS - Hamburger Software (HS) bietet ab sofort ein Archivierungsmodul für sein Lohnprogramm HS Personalabrechnung an. Mit der Lösung können Unternehmen Dokumente aus der Personalabrechnung elektronisch ablegen und dadurch Geld, Platz und Zeit sparen, wie der Hersteller meldet.

"Viele Personaler in kleineren bis mittelgroßen Firmen wünschen sich eine smarte Lösung, mit der sie sich das lästige Ausdrucken und Abheften von Dokumenten aus der Lohnabrechnung und die mühsame Suche danach ersparen. Mit der HS Personalabrechnung und dem Erweiterungsmodul Archivlösung erfüllen wir unseren Kunden diesen Wunsch", sagt HS-Produktmanager Christian Seifert. Seinen Angaben zufolge rentiert sich die elektronische Archivierung bereits dann, wenn beispielsweise in der Personalabteilung eines Betriebs mit 80 Beschäftigten monatlich mehr als 50 Sekunden für das Handling von Papierdokumenten pro Mitarbeiter aufgewendet werden. Die Ersparnis an Papier, Toner oder Tinte ist in diesem Rechenbeispiel noch nicht berücksichtigt.

Mit der Software lassen sich rund 20 verschiedene Dokumentenarten, die im Rahmen der Lohnabrechnung entstehen, revisionssicher und automatisch archivieren sowie anschließend mit der HS Personalabrechnung direkt aufrufen. Dazu gehören Verdienstabrechnungen, Lohnsteueranmeldungen und alle Bescheinigungen, die mit dem HS Modul Elektronisches Bescheinigungswesen erstellt werden.

Die Archivlösung lässt sich laut Hersteller leicht einrichten und sofort nutzen. "Unternehmen, die künftig auch ihre Personalakten digitalisieren möchten, können jederzeit auf das funktionell umfangreichere HS Personalwesen und die HS Digitale Personalakte umsteigen", erläutert Christian Seifert. Diese Lösung biete die zusätzliche Möglichkeit, dem Archiv auch programmexterne Dokumente hinzuzufügen, so der Produktmanager.