SEPA-Pflicht ab August: Neue Software erleichtert Umgang mit SEPA-Lastschriftmandaten

Mit dem Modul "Mandate - Lastschriften" von HS - Hamburger Software können Unternehmen und Vereine die für SEPA-Lastschrifteinzüge vorgeschriebenen Mandate elektronisch erstellen und verwalten. Dies sei erheblich effizienter und übersichtlicher als eine papiergebundene Lösung, so der ERP-Spezialist.

Ab 1. August 2014 müssen Unternehmen und Vereine ihren Zahlungsverkehr SEPA-konform abwickeln. Vor allem die SEPA-Lastschrift stellt dabei zusätzliche bürokratische Anforderungen an die Finanzbuchhaltung: Anders als bei der bisherigen Einzugsermächtigung benötigt der Zahlungsempfänger nun für jeden Lastschrifteinzug ein unterzeichnetes Mandat vom Zahlungspflichtigen. Sämtliche Mandate sind außerdem im Original zu archivieren und nach Ablauf bestimmter Fristen gegebenenfalls zu erneuern. Darüber hinaus muss der Verarbeitungsprozess von der ersten Nutzung bis zur Löschung eines Mandats nachvollziehbar sein. Vor allem Gläubiger mit hohem Lastschriftvolumen benötigen daher eine zentrale Mandatsverwaltung.

Der Hersteller HS bietet mit dem Modul "Mandate - Lastschriften" eine Lösung an, die den administrativen Aufwand für Unternehmen und Vereine verringert: Mit der Software können Zahlungsempfänger die SEPA-Mandate weitgehend automatisiert elektronisch erstellen und verwalten. Die Anwendung verfügt über verschiedene Mandatslayouts, die sich fallbezogen mit den erforderlichen Daten – unter anderem mit der Mandatsreferenznummer und den Angaben zum Debitor – vorbesetzen und anschließend aus der Software heraus per E-Mail an die Zahlungspflichtigen versenden lassen. Sind die unterschriebenen Ermächtigungen eingegangen, kann der Zahlungsempfänger sie mit der Dokumentenmanagementlösung von HS strukturiert archivieren. Dadurch sind Gläubiger gegenüber einer Debitor-Bank bei Anfragen jederzeit auskunftsfähig. Mithilfe integrierter Wiedervorlagefunktionen behalten sie zudem ablaufende Mandate im Blick und können diese rechtzeitig erneuern.

Auch die sogenannten Pre-Notifications, mit denen Zahlungsempfänger die Zahlungspflichtigen vor jedem Lastschrifteinzug über die bevorstehende Kontobelastung zu informieren haben, lassen sich mit dem Modul automatisch erstellen. Die Software besetzt die entsprechenden Angaben vor. Anschließend können die Vorabinformationen per E-Mail versendet werden.

Des Weiteren ermöglicht das Modul, die im Rahmen des SEPA-Verfahrens unter der Abkürzung "COR1" bekannte Eillastschrift zu nutzen. Sie verkürzt die Vorlauffrist, innerhalb welcher der Bank des Debitors die Lastschrift vorliegen muss, auf einen Tag.

Das Modul Mandate - Lastschriften ist als Erweiterung der Programme HS Finanzwesen und HS Finanzbuchhaltung erhältlich.