Outsourcing-Dienstleister S. + H. Consulting nutzt Digitale Personalakte von HS als Mandantenlösung

Die S. + H. Consulting GmbH hat mithilfe der Digitalen Personalakte von HS - Hamburger Software ihr Leistungsspektrum erweitert: Neben dem Outsourcing kaufmännischer Aufgaben in der Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung bietet das Unternehmen seinen Kunden zusätzlich die papierlose Archivierung und Verwaltung von Personalakten als Dienstleistung an.

"Über die klassische Lohnabrechnung hinaus möchten wir neue technische Möglichkeiten, wie eben zum Beispiel die elektronische Aktenverwaltung, nutzen und die damit verbundenen Vorteile an unsere Kunden weitergeben", sagt Andreas Schlegel, Bereichsleiter Personal bei S. + H. Consulting. Für die Digitale Personalakte von HS haben die Outsourcing-Spezialisten sich entschieden, weil sie bereits seit der Firmengründung im Jahr 1994 mit Programmen des Hamburger ERP-Softwareherstellers arbeiten. Angesichts der positiven Erfahrungen sei man überzeugt davon gewesen, dass die Digitale Personalakte ebenfalls zuverlässig läuft, einfach zu bedienen ist und außerdem im Unternehmen Kapazitäten freilegt, so Schlegel. Um Erfahrungen mit der Software zu sammeln, führte der Dienstleister sie zunächst im eigenen Haus ein. Hierbei ließ er sich von einem regionalen Geschäftspartner des Herstellers und vom Hersteller selbst unterstützen. "Die Beratung vor Ort war sehr informativ, verständlich und kompakt", erinnert sich Schlegel. Bei Fragen zur Bedienung sei darüber hinaus die Hotline von HS immer wieder hilfreich.

"Nachdem die Digitale Personalakte eine Zeit lang reibungslos im Eigeneinsatz gelaufen war und wir die Zugriffsmodalitäten unseren Anforderungen angepasst hatten, haben wir die elektronische Aktenverwaltung unseren Kunden empfohlen", berichtet Personalspezialist Schlegel. Inzwischen setzt S. + H. Consulting die Lösung für alle zehn Mandanten im Personalbereich ein. Um die Personalunterlagen der insgesamt mehr als 1.000 Beschäftigten effizient zu digitalisieren, hat der Dienstleister einen Netzwerkscanner eingerichtet. Diesen können seine Mitarbeiter von ihren Arbeitsplätzen aus nutzen. Auf dem Scanner ist ein sogenanntes Lohn-Archiv eingerichtet. In diesem Verzeichnis legt jeder Benutzer seine gescannten Unterlagen ab und importiert sie von dort in die Digitale Personalakte. Alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente, die im Zuge der Lohnabrechnung entstehen, verschlagwortet und archiviert das System automatisch.

"Einer der wichtigsten Vorteile der Digitalen Personalakte gegenüber dem papierbasierten Archiv ist der Zeitgewinn", sagt Andreas Schlegel. Aufgrund der einheitlichen Aktenstruktur sei zum Beispiel sofort klar, wo man ein bestimmtes Dokument findet. Das freut zum einen die Mandanten, die deutlich schneller als früher an Informationen gelangen. Zum anderen optimiert die elektronische Lösung die Abläufe bei dem Dienstleister, insbesondere bei der Ablage und Recherche. "Wir gehen davon aus, dass wir insgesamt ein bis zwei Arbeitstage pro Monat einsparen. Zudem reduziert sich der Papierverbrauch circa um die Hälfte, und auch beim Druckerverbrauchsmaterial sparen wir erheblich", berichtet Schlegel.