CeBIT 2014: HS präsentiert ERP-Software mit integrierter De-Mail

Die rechtsverbindliche und nachweisbare Kommunikation via De-Mail eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, Geld und Zeit zu sparen. Der ERP-Spezialist HS - Hamburger Software zeigt auf der CeBIT, wie sich damit beispielsweise Verdienstabrechnungen papierlos zustellen oder SEPA-Lastschriftmandate elektronisch einholen lassen.

Ab 1. August 2014 müssen Unternehmen und Vereine ihren Zahlungsverkehr SEPA-konform abwickeln. Insbesondere die SEPA-Lastschrift stellt dabei zusätzliche bürokratische Anforderungen an die Finanzbuchhaltung: Anders als bei der bisherigen Einzugsermächtigung benötigt der Zahlungsempfänger nun für jeden Lastschrifteinzug ein unterzeichnetes Mandat vom Zahlungspflichtigen. Sämtliche Mandate sind außerdem im Original zu archivieren und nach Ablauf bestimmter Fristen gegebenenfalls zu erneuern. Darüber hinaus muss der Verarbeitungsprozess von der ersten Nutzung bis zur Löschung eines Mandats nachvollziehbar sein. Vor allem Gläubiger mit hohem Lastschriftvolumen benötigen daher eine zentrale Mandatsverwaltung.

Das Ausdrucken und Verteilen von Verdienstabrechnungen verursacht Aufwand. Mithilfe von De-Mail lassen sich die Prozesse in der Personalabteilung beschleunigen und die Kosten senken. Wie das funktioniert, zeigt der Softwarehersteller HS auf der CeBIT. Im Rahmen einer Kooperation mit der Deutschen Telekom hat der ERP-Anbieter eine Schnittstelle zum De-Mail Gateway des Bonner Telekommunikationsunternehmens geschaffen. "An unserem Messestand bekommen die Besucher einen Eindruck davon, welches Effizienzpotenzial in unserer integrierten De-Mail-Lösung steckt und wie einfach sich das Verfahren nutzen lässt", sagt Kai Eickhof, Leiter des Produktmanagements bei HS. Weder die Personalabteilung noch die Arbeitnehmer müssten dabei mit digitalen Signaturen oder Schlüsseln hantieren. Der Arbeitgeber brauche lediglich einmalig festzulegen, welche Mitarbeiter ihre Abrechnung elektronisch erhalten sollen. Danach laufe das technische Prozedere weitgehend automatisch ab: Beim monatlichen Abrechnungslauf werden die Verdienstabrechnungen im HS Dokumentenmanagement (HS DMS) archiviert. Anschließend erstellt das System automatisch die De-Mails und versendet sie an die zuvor festgelegten Empfänger. Die übrigen Abrechnungen werden wie bisher gedruckt. "Arbeitgeber können also ihre gewohnten Abläufe beibehalten und dennoch wertvolle Zeit sparen sowie Druck- und Portokosten senken. Darüber hinaus ist De-Mail genauso rechtsverbindlich wie ein Einschreiben – nur halt deutlich günstiger", so Produktmanager Eickhof.

Auch beim Umgang mit SEPA-Lastschriftmandaten verringert De-Mail den bürokratischen Aufwand. Mit den Finanzbuchhaltungsprogrammen von HS lassen sich die Mandate elektronisch erstellen und fallbezogen vorbesetzen. Anstatt sie auszudrucken und per Brief zu verschicken, können die Benutzer die Mandate optional per De-Mail an die Zahlungspflichtigen versenden. "Die Handhabung ist ähnlich einfach wie beim Versand von Verdienstabrechnungen", sagt Kai Eickhof. Zunächst wird das vorausgefüllte SEPA-Mandat automatisch im HS DMS gespeichert. Soll es verschickt werden, erzeugt das System eine De-Mail und sendet sie über das De-Mail Gateway an den zahlungspflichtigen Kunden. Dieser bestätigt das Mandat, indem er in seinem De-Mail-Postfach auf „Antworten“ klickt und es via De-Mail zurücksendet. Damit hat der Zahlungspflichtige das SEPA-Mandat bestätigt. Das HS DMS liest die Bestätigung automatisch ein und archiviert sie zu Dokumentationszwecken. "Vor allem Unternehmen und Vereine, die in größeren Umfang Lastschriften verarbeiten, sparen viel Zeit durch die komplett elektronische Abwicklung und senken ihre Ausgaben für Papier, Porto und Druckermaterial", so Eickhof. De-Mail eigne sich darüber hinaus auch für den nachweisbaren Versand von SEPA-Vorabinformationen (Pre-Notifications) sowie im Bereich von Mahnungen und Avis.

Des Weiteren ermöglicht das Modul, die im Rahmen des SEPA-Verfahrens unter der Abkürzung "COR1" bekannte Eillastschrift zu nutzen. Sie verkürzt die Vorlauffrist, innerhalb welcher der Bank des Debitors die Lastschrift vorliegen muss, auf einen Tag.