Software von HS ermöglicht dem Mittelstand schrittweisen Einstieg ins Dokumentenmanagement

Zwischen Papierkrieg und digitaler Datenflut: Viele kleine und mittlere Unternehmen haben bislang keine Strategie gefunden, wie sie ihre geschäftlichen Dokumente ressourcenschonend und sicher archivieren und verwalten können. HS - Hamburger Software (HS) bietet eine modulare Lösung an, mit der Firmen Schritt für Schritt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufbauen können.

"Oft schrecken Unternehmer vor der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zurück, weil sie ein komplexes, langwieriges und teures Projekt mit hohem Abbruchrisiko befürchten", sagt Kai Eickhof, Leiter des Produktmanagements und Marketings beim Hamburger ERP-Softwarehersteller HS. Nach einer Sichtung des DMS-Markts sähen sich viele in ihrer Einschätzung bestätigt. "Bei der Entwicklung unserer Lösungen für die Archivierung und das Dokumentenmanagement haben wir daher im Blick behalten, dass sich kleine und mittlere Firmen nicht mit technischen Systemen befassen, sondern einfach nur effizient arbeiten wollen", so Eickhof. Hierzu hat der Hersteller im Jahr 2011 das Modul HS Archivlösung auf den Markt gebracht – nun ist auch das funktionell umfangreichere Schwestermodul HS Dokumentenmanagementlösung erhältlich.

Unternehmen können zunächst die HS Archivlösung installieren und sich über die Nutzung der Archivierungsfunktionen mit dem Handling digitaler Dokumente vertraut machen. Die Software lässt sich laut Hersteller als Erweiterungsmodul vollständig in die HS Programme zur Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung sowie in die HS Personalabrechnung integrieren. "Die Anwender brauchen sich also nicht in ein weiteres System einzuarbeiten, sondern können die Dokumente, die mit den HS Programmen erzeugt wurden, sofort automatisiert verschlagworten und archivieren oder sich Archivinhalte anzeigen lassen – seien es Mahnungen, Kontoblätter und Journale in der Fibu, Belege in der Auftragsbearbeitung oder Verdienstabrechnungen etc. im Lohn", erläutert Eickhof. Das Zertifikat "Best of 2012" der Initiative Mittelstand, mit dem die HS Archivlösung jüngst im Rahmen der Verleihung des Innovationspreis-IT in der Kategorie ERP ausgezeichnet worden ist, unterstreiche den hohen Nutzwert der Software.

Für Unternehmen mit höheren Anforderungen, die dem Archiv beispielsweise auch externe Dokumente hinzufügen oder mit den archivierten Dokumenten verstärkt arbeiten wollen, steht seit kurzem die funktionell umfangreichere HS Dokumentenmanagementlösung zur Verfügung. Auch diese Software wird als Erweiterungsmodul vollständig in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert. Der Umstieg von der HS Archivlösung ist jederzeit nahtlos möglich. Kai Eickhof: "Unsere Kunden erhalten unter dem Strich eine Lösung, die ihnen – ohne das Risiko eines Projektabbruchs aufgrund einer Kostenexplosion – einen liquiditätsschonenden Einstieg in effizientes Dokumentenmanagement ermöglicht. Geld, Platz und Zeit sparen die Anwender vom ersten Tag an."