| Verfahrensdokumentation | Die Verfahrensdokumentation nach GoBS dient dem Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den §§ 239, 257 HGB, aus denen die Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen abgeleitet sind. Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die GoBS. Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann. |
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| Verschlagwortung | Bezeichnet einen Prozess, bei dem das zu bearbeitende Dokument mit Schlagworten für die effektive Ablage des Dokuments belegt wird. Diese können vorbesetzt oder manuell vergeben werden. Es ist sowohl eine manuelle als auch eine automatische Verschlagwortung möglich, beispielsweise durch Informationen, die bei der OCR-Erkennung gewonnen werden. |
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| Versionierung | Aktualisierung eines Dokuments auf eine neue Version. Die Art und Weise der Änderungen, der Bearbeiter sowie Zeit und Datum werden dabei festgehalten. |
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| Versionsmanagement | Verwaltung der im Laufe des Lebenszyklus eines Dokuments entstandenen Versionen. Üblicherweise werden Änderungen, Bearbeiter sowie Datum und Uhrzeit der Änderung gespeichert, so dass Vorgängerversionen des Dokuments jederzeit wiederhergestellt werden können. |
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| Vorbesetzung | Vorschlag für die effiziente Archivierung, bezogen auf die Ablagestruktur oder die Schlagworte für ein Dokument. |
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