| Ablagesystem | Das Ablagesystem beschreibt die Struktur, innerhalb der die elektronischen Dokumente abgelegt werden. Sie kann, muss aber nicht der Struktur einer Papierablage entsprechen. |
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| Akte | Eine Akte in einer Archiv-, DMS- oder ECM-Lösung umfasst alle zu einem Ordnungsbegriff (z. B. dem Aktenzeichen, der Kundennummer, dem Mitarbeiter oder dem Projekt) gehörenden Unterlagen. Oft werden solche Aktenanwendungen visuell so dargestellt wie die bisher bekannten Papierakten, d. h. mit Unterregistern und den dazugehörenden Dokumentarten. |
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| Application Layer | Bestandteil der Informationsplattform nscale 7 vecto; speichert die Dokumentinformationen. |
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| Archivierung | Der Begriff Archivierung wird häufig in zwei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet:
1. Langzeitarchivierung von langfristig relevanten Informationen. Hier gibt es Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren, oder es besteht eine zeitlich unbeschränkte Aufbewahrungsfrist. Im Unternehmenskontext müssen häufig z. B. Verträge sicher und langfristig abgelegt werden.
2. Manipulationsgeschützte (revisionssichere) Ablage aufbewahrungswürdiger oder -pflichtiger Informationen aller Art. Diesen Archivierungsbegriff verwendet beispielsweise die DMS-Branche vorwiegend. Die Dauer der Aufbewahrungsfrist kann stark variieren. Zur digitalen Archivierung eignet sich ein Dokumentenmanagementsystem (siehe Dokumentenmanagement). |
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| Archivlösung | Eine Archivlösung ist ein System zur Aufbewahrung und Organisation digitaler Dokumente. |
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| Attribut | Wörtlich bezeichnet es ein Merkmal bzw. eine Eigenschaft oder Beschreibung. Im DMS-Umfeld wird der Begriff häufig synonym für "Indexwert" verwendet. Attribute eines Dokuments sind z. B. die Dokumenten-ID, das Erfassungsdatum oder der Dokumententyp. |
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| Aufbewahrungsfristen | Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Buchführungsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen aufzubewahren. Die gesetzliche Grundlage hierfür ist § 257 HGB. |
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